紙ベースしか存在しない書類やプリントを、ExcelやWordのデータにする方法

  • 古い職場だからデータが存在しない書類が多い
  • 手打ちで全部データ化するの大変・・
  • スキャナーなしで解決したい

スキャンできない書類や、紙ベースでしか残っていない古い書類やプリントを渡され、手打ちでコピーした悲しい経験はおありでしょうか。

IT化が遅い職場はいまだに多く、私も同じ経験をした一人でした。

Microsoft365(Office)というアプリケーションを使用すれば、簡単に紙ベースの書類をデータ化できます。
※以前はLensというアプリや、Excelアプリへのインサートでしたが統合されました。

アイコンとアプリ名が変わりました。

スマートフォンやタブレットのカメラを使うため、裁断できない本や図鑑などにも応用可能です。

本記事を読んで、自宅や職場の”データなき書類”をデジタルデータに変換して、手打ちコピーという無駄な作業を軽減しましょう。

この記事を書いた人

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Microsoft365(Office)とは

WordやExcelが使えるオールインワンアプリ

Microsoft 365 (旧称 Office 365) は、Word、Excel、PowerPoint、Outlookなど全ての機能を持つスマホアプリです。

ダウンロードするのはこれ一本でOK。スマホでも使えますが、画面が小さいと使いにくいのでiPad推奨です。
» 初めてのiPad、失敗しない選び方【安く購入する方法も紹介】

iPadでMicrosoft Officeを使う方法で紹介した通り、パソコン版とほぼ同じ機能を持ち、ドキュメントの作成、編集、共有ができます

Microsoft 365は有料のサブスクですが、教師は無料で使えたり、大学生は安く使えたりと優遇されています。
» 【教師の特典】iPadで便利なソフトやサービスのまとめ

そのほか以下のようなメリットもあり、コミュニケーションの円滑化や協働作業に適しています。

  • クラウドに保存されたドキュメントを共有して共同作業
  • OneDriveのクラウドストレージサービス付き
  • Teamsというチャット&ビデオ会議ツールやOutlookのメールサービス

紙ベースの書類をWordやExcelに変換する方法

Word文書にすることも、Excelデータにすることもできます。

精度は高めですが、100%ではないので必ず校閲して使いましょう。

Microsoft365(office)アプリを使ったデータ化の手順

Microsoft 365 (Office)

Microsoft 365 (Office)

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Microsoft365(office)をインストールします。

右下のボタンから、変換したいアプリを選ぶ。

右下の新規作成を押し、作成したいソフトを選択します。

Wordの場合は「テキストのスキャン」を選択

「テーブルのスキャン」を選択。対象物を写真に撮り、スキャンしたい範囲を選択します。

写真の範囲がデータ化されます。

スキャンできたら、下のボタン「開く」を押すとExcelが開きます。

Excelに反映するとこんな感じ。

若干おかしな部分もありますが、手打ちするよりもはるかに早くデータ化することが可能です。

Wordに取り込んだ例。

こちらはWordに取り込んだ例です。プリントの印刷状態によって左右されますが、ある程度のデータ化は瞬時に完了します。

スキャンできる書類をデータ化する方法

複数枚データ化したい場合や、裁断してスキャン可能な場合は、SCANSNAPを使うのが便利です。

カメラスキャンとスキャナーは使い分けが大切

SCANSNAPはA4サイズの紙を連続かつ表裏スキャンできるので、大量の文書や書籍のデータ化には欠かせません。

スキャンした画像を自動的に文字認識し、PDFなどのデータ形式に変換することもできます。

参考書は電子化してしまえば部屋も頭も整理できます。

教師といえば大量の書籍。自宅の参考書も、電子書籍にしてしまえばiPad一枚で全部持ち運べます。

詳細は以下の記事にてまとめています。

紙ベースの書類を迅速かつ簡単にデータ化する方法 まとめ

  • Microsoft365(office)を使ってスキャン
  • 表の取り込みも可能
  • 大量にある場合はスキャナーも視野に入れて

想像以上に簡単にできるので、試してみてください。

教師に役立つ記事やiPadの活用術は、以下でもまとめています。
» 教師の仕事関係はこちら
» iPadの活用方法はこちら

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