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Notionを企業導入する前の注意点【導入支援情報】

  • Excelの管理に限界を感じる
  • NotionをDXツールとして導入したい
  • 企業や個人事業主が使うための注意点は?

Notionの企業導入をサポートした際に、先に知っておいた方が良いポイントがいくつかあったので紹介します。

先に注意点を知っておかないと、導入準備にかけるお金も時間ももったいないです。

注意点を見た上で、導入にサポートが必要であればお気軽にご連絡ください。
» お問い合わせまたはTwitter DM

注意点は今後も追記します。

Notion大好きの管理人が徹底解説します。

この記事を書いた人

・iPadを使い倒すフリーランス
・前職は補償関連に10年以上従事
・Notion公認資格を2つ保有
 » その仕事、楽になります 
・妻はiPadを使う現役小学校教師
 (キッズコーチング1級)

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注意点①:Notionが向いていない領域は避ける

前提として、全てをNotionにまとめるのは非効率になる場合が多いです。

会社規模にもよりますが、以下のような用途にはより適したサービスがあります。

マネーフォワード会計やCanvaは私自身もNotionと併用しています。Notionでは解決できなかったり、実現が困難だったりするツールです。
» デザイン代も時間も節約できたCanva有料テンプレはこちら

Notionは万能なので、つい全てを集約したくなります。

が、万能でも適材適所はあります。

以下のような使い方には他のツールがおすすめです。

ブレインストーミング

ブレインスストーミング(ブレスト)とは
アイディアや解決策の発想方法。複数人でアイディアを出し合う会議。
※Notion AIを使うと 1人でもブレストはできます。
» Notion AIの使い方とできること

NotionはWEBページの様に上から下に向けて読むツールで、
時系列や優先順位が上から下に流れます。

時系列や優先順位が決まっていないブレストの場合、
上下に羅列するNotionだとアイディアが交差しません。特にNotion慣れがない人とのブレストでは顕著です。

ブレスト内容次第ですが、iOSのホワイトボードやマインドマップの方が使いやすいはずです。

Notion好きならXmindかLarkがおすすめです。

» (参考)iPadで使えるマインドマップXmind

ある程度方向性や時系列が決まれば、Notionの情報整理機能が最大限活かされます
この段階でNotionにまとめると、経験上効果が高いです。

印刷がメインの業務

DXが進んでるとはいえ、まだまだ紙文化は多いです。

Notionは印刷機能が弱いです。詳細は以下の記事でまとめています。
» Notionで印刷するときの注意点

具体的には

  • 印刷範囲が設定できない
  • 印刷位置や余白を設定できない
  • PDF化はできるが、1ページに収める設定が面倒

伝票や報告書・アンケート、紙を脱却できない会社には向いていません(私がいた会社がそうでした)。

デジタルを嫌がる層が強い会社だとツラいものがあります。

印刷が主となる業務への適用は避けましょう。

大量データを扱う業務

企業での活用は大量のデータを扱う場合があります。

個人ではあまり問題視されませんが、データの使い方によって、Notionだとストレスを生む・業務が遅くなる可能性があります

Notionは表示させるデータに制限をつけられます。

例えば取引データや顧客データベースの場合、

  • 最近の100件だけ表示
  • 関東地区の顧客だけ表示

こんな条件をつけて表示を制限できます。これが500件程度であれば問題はありません。

しかし、「全取引データのフラグを一括で修正したい」など、編集するデータ数が膨大になると、一度に処理できないことがあります

具体的には

  1. データ全選択ボタンが効かない。
  2. テンプレートボタンは1条件につき約1,000件が上限

2023年7月現在。アップデートやプランによっては改善される可能性があります。厳密に1,000数えたわけではないので目安です。

初編集で声が小さいです。
申し訳ありませんが、音量アップしてお聞きください。

動画で紹介しているのは以下の通り。

  • 全選択ボタンは表示させた分だけが対象
  • 1条件1,000以下ならボタン機能で一括編集可能

例えばボタンの限界は
⭕️プロパティA:900個
 プロパティB:900個
 合計1,800個のデータ置換は可能
❌プロパティA:1,100個の置換はNG

ついでに大量データの削除方法も置いておきます。先述の通り全選択が大変なので、プロパティから削除します。

こちらも声が小さいです。申し訳ありません!ので音量大きくしてください。

いずれもNotion有料プランやアップデートで改善される可能性はあります。

インポートエクスポートの駆使、ビューの整備で解決する場合もありケースバイケースです。

より良い大量データ編集法の知見があれば、ご教授いただければ幸いです。

私も勉強して他に解決策があれば追記します。

ちなみにNotionで解決できないことはLarkで大体カバーできそうです。
Shodaiさんがおそらく日本第一人者なので、使いこなしたい方はフォロー必至です。

LarkはNotionっぽいUIですが中身はAccessです。Notionとは使い方が異なるので、併用が良さそうです(他にも機能あり過ぎて紹介できません)。

Notionが向いている分野

注意点を見ると不安になりますが、向いている分野の方が圧倒的に多いです。

  • 顧客管理(データ数によりますが、基本向いています)
    営業情報・報告書・訪問日・案件・関係者など全てを一括で管理可能
  • タスク管理・プロジェクト管理
    担当者・課題・進捗・スケジュール・工程
  • 画像で選定・管理するもの
    商品選定・カラー選定・写真選定
  • スケジュール管理
    先生・オンライン秘書・クライアントワーク
  • 専用ツール・部署内ツール
    既存のツールでは実現できないこと
  • WEBページ・ブログ・イントラページ
    wraptasや有料プランならSEO効果※もある。
    ※但し以下のSEO効果考察を見て私はWordPressにしました。
    » (参考)Super.so × NotionブログのデメリットとテクニカルSEO面2つの不満
  • 社内マニュアル・規程・社員紹介

上記は一例に過ぎません。専用ツールが作成できるので環境や使い方によって多種多様です。

困ったらサポートしますのでお気軽にご連絡ください。
» お問い合わせまたはTwitter DM

注意点②:10人を超えてきたら実質有料プランが必要

Notionは無料でアカウント作成できますが、企業やチームでの利用だと厳しい条件があるので、最低でもプラスプランが必要です。

エンジニアを雇ったり外注したり、生産性向上によるメリットを考えれば破格ですが、思わぬコストとならないようご注意ください。

プラン名
フリー

プラス

ビジネス
プラン利用の月額無料8/人15/人
一緒に作業できる
ゲストの人数
10100250
1ファイルの
アップロード上限
最大5MB無制限無制限
主な対象個人向けチーム向け企業向け
Notion AI
利用時の
追加料金 1名/月
10

10
プラン料金
年払時は$8
10
プラン料金
年払時は$8
参考:公式HP(このほかに、大規模向けのエンタープライズプランもあります)

ドル表示ですが、どれも普通にクレジットカードで払えます。

プラン差は公式HPより引用。自分で見る方は左下から言語設定できます。

※小さいので拡大ください。

大きな制限は以下の3つです。

  1. ブロック制限
  2. ゲストコラボレーター人数
  3. ファイルのアップロード制限

語弊を恐れず簡単に言うと、

  • 作れるページ数に上限
  • 一緒に使う人数に上限
  • 大きなファイルは貼れない

チーム利用としてはかなり厳しい制限です。

10人以下なら無料でスタート、10人以上ならチームプランを念頭に置いて使い始めましょう。

無料でも10人まではページ毎の共有(シェア)はできます。この辺り複雑なので今回は割愛します。
» 公式:プランの違い解説ページ

注意点③:メンバーのNotion利用には制約をつける

プランに加えて必要なのが制約です。

Notionは自由自在にページを作成できます。便利な反面、各個人が自由に作るとグッチャグチャになります

公開設定や権限設定はもちろんのこと、それ以外にも決め事を作っておくのがおすすめです。

企業メールアドレスで登録する

独自のメールドメインがあれば、参加メンバーは全員同じ方が便利です。

同じメールドメインなら一括で全員登録できます。

メンバー追加はメールアドレスで行うので、同じドメインでないと大量の手作業が発生します

“所属チームで使うNotionアカウント”として割り切って使ってもらわないと、退職時にも困ります。

Notion用にドメインが欲しい!という場合は、シェアNo.1で最安のお名前.comを使えば独自ドメインを取得できます。

編集ルールを決めておく

企業やページ構造次第ですが、例えば以下のようなルールです。

  • 編集可能なページや階層を決めておく
  • ワークスペースはなるべく一つにする
  • プライベートページは使用しない

エンタープライズプランのオーナーであれば、公開・コピー・アクセス・スペースの表示非表示、かなり細かい設定ができますが、そうでない場合はルール作りが必要です。

例えばエンタープライズならワークスペースを最近退出したユーザーのプライベートコンテンツを再割り当てできたりします(参考)。プライベートページと言えども、社内アカウントであることは周知しておく必要があります。

Notionをどこにどう使うか次第なので、ルール決めは環境次第です。

Notionルールページを作って、効率よくシンプルに運用してみてください。

テキストの中でも数字は半角を使う

「半角数字を使う」は稀なケースですが、補足程度に一応。

Notionで使う関数では半角数字の方が応用が効きます迂回すれば半角と全角を変換できるかもしれませんが、面倒です。2023年9月より、関数で変換可能になりました。
※Excelでいうsum()やif()のようなもの。

Notionは運用しながら個人や企業にフィットしていくものです。

テキストで作成したプロパティを後から加工・抽出すること往々にしてあり得ます

管理者や使用者が疎い場合は全角数字を多用する可能性もあるので、統一しておくと後々楽です。

大したルールでなくても、人数が増える毎に効いてきます。

Notionを企業導入する前の注意点 まとめ

  1. Notionの利用シーンは要検討
  2. チームプランを想定して導入する
  3. 編集ルールを決めておく

個人の利用とは運用が異なる企業活用、有料級のノウハウなのでぜひ活用してください。

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