- 並行タスクが多すぎて管理できない
- リマインダーは見にくい、管理しにくい
- 仕事とプライベートのTODOを効率よくこなしたい
Notionで自分に最適なタスクリストを作ると、タスク管理に頭を悩ませる回数が激減します。
Notionが単なるTODOリストと違うのは、優先度・期限・週間予定を可視化できるからです。
この記事を読むことで、ぐしゃぐしゃの予定がスッキリ整理され、気持ちよく１日を管理できます。
- タスクが抜けない
- 視覚でわかりやすく管理
- iPadでも追記や修正が楽々
自分が毎日使っているので、タスクリストの使い勝手は常に研磨しています。最新版のテンプレートも配布しているので、ご自由にお使いください。
（NEW）教師の週案テンプレートも追加しました。
Notionって何？という方は、以下の記事からご覧ください。いろいろなテンプレートも置いているので経験者もぜひ。
Notionで仕事とプライベートの横断TODOリストを作ろう
複製は下記リンクから。
①新TODOリストを追加しました（旧リストもテンプレにあり）。
新TODOリストはフィルター・ビューの使い分け・並び替え・外部アプリ連携をおこなっているので、中級者以上にオススメです。
googleカレンダーやslackと連携していれば、自動的にNotionへタスクが放り込まれるので便利です。
» 連携方法の参考（zapierの使い方）
②教師用の週案を追加しました（旧リストもテンプレにあり）。
実際の週案をベースに作成しました。使い方はテンプレート内に記載してあります。
固定の時間割で動いている学生や社会人の方は、こちらの方が使いやすいかもしれません。
更新しているので、定期的にのぞいてください。
TODOリストで書類を扱う場合
SCAN SNAPがあると、スキャンしたPDFが埋め込まれたページをNotion上の指定した場所に保存できるので便利です。
» スキャンした文書をNotionへ保存する方法
先生用にカスタマイズした「先生のNotion手帳」を公開しました。有料公開なので、上記の無料テンプレ以上を求める方はご覧ください。
横断タスク管理リストの使い方
【カード管理】ボードビューでタスクを視る
自分で作成する場合でも非常に簡単。２ステップでTODOリストができます。
- データベースを「ボードビュー」で作成
- 自分が使いやすい項目でプロパティを追加
データベースの作成は、タスク管理に最適な「Board View」を使います。torelloを使ったことがある方は馴染み深いかもしれません。
このビューは各タスクの書かれたカードを上下左右に動かすことができます。
そのタスクの状態（タスク属性）によって場所を変え、カード（ふせん）の移動と削除で視覚的に管理します。
条件付きソート（後述）を設定しているため、自動的に上下の並び替えが行われています。もちろん好きな並びで配置することもできます。
- 一度きりのタスクは終わったら削除
- ルーチンワークは再利用
- 後から見返すタスクは非表示属性へ
ここからは配布しているテンプレートの使い方を説明します。
【状態別管理】タスク属性フラグで整理する
ルーチンと放置
再利用するカードの置き場。
期間だけ指定して「忘れたいこと」もここに置くと使いやすいです。
ToDo
やるべきことを置いておきます。
基本的にはここから管理がスタート。
今日やる
今日やろうと思っていることをここに移動します。
後処理
人によってプロパティ名を変更して使うと便利です。
「明日やる」や「テレワークでやる」などがオススメ。
確認中
自分にボール（主導権）がなくなったタスクを置いておきます。
時間が空いたら
時間が空いたらやろうと思っていることを置いておきます。
PV
プライベートのタスクを置きます。
仕事中にできる場合は「今日やる」に移動して処理します。
Study
習慣にしたいことを置いておきます。私はWordPressでのタスクや、欲しい本、読んだページなどを入れています。
クーポン期限
使おうと思っているクーポンの情報を入れておきます（常に見なくてもよいので画面外になるように一番右になっています）。アラートをつけておくと便利。
アーカイブ
終わったタスクだけど、残しておきたい場合にはここに入れています。ボードビュー上では非表示にしています。
使い方や働き方に合わせて、タスク属性を手直しすると自分にフィットしていきます。
タスク属性や管理項目は使いやすいように変更してください。
【自動ソート】重要度と期限で並び替え
ソート機能をつけておくと便利です。
カードを適当に移動しても、重要度と期限の有無によって自動的に整列されます。
並び替えすると、上から処理していけば良いリストになるのでスッキリ整理できます。
【サムネイル】カードプレビュー機能で開く手間を省く
以下の設定にすることで、カードの中身をいちいち開かずに、中身を確認できます。
【ノートを併設】データベースは「インラインかリンクドビュー」
データベースは「ページ」で作り、リンクドビューで表示するのがオススメ。
タスクリスト以外によく使うコンテンツを表示しておくことができます。
PCメインの場合は、データベースとコンテンツを横に並べても使いやすいです。
※iPadの場合は横に並べると使いづらいので注意。
↓データベースの横にブロックをおく方法↓
【リンクドデータベース】週間予定の使い方
※曜日プロパティを使っているのは旧TODOリストです。
タスクには「週間属性」を持たせているので、活用するとさらにスッキリします。
タスクリストの見方（ビュー）を変えているだけなので、上下のボードビューでカードの行き来ができます。
私はこのように使っています（現在はiPadで使うケースが多いので横並びはやめました）。
会社員の時は多様かつ終わりのない業務ばかりだったので、細かいリストが便利でした。
フリーランスになってからはシンプルな新TODOリストに。業種や状況によってどちらが使いやすいかは人それぞれなので、使い比べてみてください。
①新TODOリストを追加しました（旧リストもテンプレにあり）。
新TODOリストはフィルター・ビューの使い分け・並び替え・外部アプリ連携をおこなっているので、中級者以上にオススメです。
googleカレンダーやslackと連携していれば、自動的にNotionへタスクが放り込まれるので便利です。
» 連携方法の参考（zapierの使い方）
②教師用の週案を追加しました（旧リストもテンプレにあり）。
実際の週案をベースに作成しました。使い方はテンプレート内に記載してあります。
固定の時間割で動いている学生や社会人の方は、こちらの方が使いやすいかもしれません。
更新しているので、定期的にのぞいてください。
TODOリストで書類を扱う場合
SCAN SNAPがあると、スキャンしたPDFが埋め込まれたページをNotion上の指定した場所に保存できるので便利です。
» スキャンした文書をNotionへ保存する方法
【集中と休憩サイクル】ポモドーロタイマーの使い方
ポモドーロテクニックとは、25分の集中と5分の休憩を繰り返して、集中力を持続させ生産性を向上させるテクニックのことをいいます。
このサイクルを測定するポモドーロタイマーも埋め込んでおきました。
※配置は変えています。
あまり知られていませんが、通信料を下げ、通信障害に備え、端末も守れるNotion使いに最適なスマホ保険です。
1台あたり86円なので、1,000円強のAppleCare＋加入者は特に必見です。
仕事とプライベートの横断タスクリスト まとめ
一元管理すると、抜けも考えることも少なくなり頭の中が整理されます。
Notionを使い始めたらとりあえずタスクリストを作って、整理の快感を味わってみてください。
【Amazonの電子書籍読み放題サービス】を使って無料で読めます（2023年1月現在）。
外でNotionを使う方
Notionは電波がないと使えません。フリーWi-Fiも活用しましょう。
タウンWi-Fiアプリは、接続のたびにメールアドレスなどを入力するフリーWi-Fiのストレスを排除してくれます。
Wi-FiモデルのiPadとも非常に相性がよく、無料なので使ってみてください。
白物家電級の端末を使っている人は、スマホ保険についてくる会員専用Wi-Fiも活用してみてください。
» スマホ保険はいらない？ケースなし無保険派だった管理人が加入した理由
仕事や勉強中の方
スマホやiPadで昔懐かしの「なめこアプリ」をポモドーロタイマーに使うと少し癒されます。休憩も兼ねて「もぎ取る」のが快感です。
気にすることを増やしたくないけど、少しゲームがしたいという絶妙なニーズにマッチ。焦りのない心地よい娯楽感に癒されます。
iPadの大画面・大収穫は気持ち良いのでお試しあれ。もちろん無料で遊べます。
» ダウンロードはこちら（Appストア）
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