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【個人向け】iPadでも使いやすい!Notionの週間タスク管理テンプレート

  • 同時に進めることが多すぎて管理できない
  • リマインダーは見にくい、管理しにくい。
  • 仕事とプライベートのTODOを効率よくこなしたい。

Notionで工夫すると、タスク管理に頭を悩ませる回数が激減します。

優先度・期限・週間予定を可視化することができるからです。

私は配布しているリストをもとに、ダッシュボード(ホーム画面)を作成し、仕事とプライベートに活用しています。

  • タスクが抜けない
  • 視覚でわかりやすく管理
  • iPadでも追記や修正が楽々

具体的な使い方を解説します。

この記事を書いた人

・iPad miniが大好き
・妻は現役小学校教師
・子供とおもちゃで遊ぶのが至福
・iPadで時間を確保→スキル磨き→脱サラ
・iPadでプログラムとノーコードを0から習得

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Notionで仕事とプライベートの横断TODOリストを作ろう(テンプレート配布あり)

複製は下記リンクから。

新TODOリストを追加しました(旧リストもテンプレにあり)。

新TODOリストはフィルター・ビューの使い分け・並び替え・外部アプリ連携をおこなっているので、中級者以上にオススメです。

追加した機能
  • iPadでも使いやすいデザイン
  • googleカレンダーと連携
  • 週間タスクの自動化
  • Slackと連携
\ いろいろなテンプレートを配布しています /

TODOリストで書類を扱う場合
SCAN SNAPがあると、スキャンしたPDFが埋め込まれたページをNotion上の指定した場所に保存できるので便利です。
» スキャンした文書をNotionへ保存する方法

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横断タスク管理リストの使い方

【カード管理】ボードビューでタスクを視る

自分で作成する場合でも非常に簡単。基本は2ステップでTODOリストができます。

簡単2ステップで作成
  • データベースを「ボードビュー」で作成
  • 自分が使いやすい項目でプロパティを追加

データベースの作成は、タスク管理に最適な「Board View」を使います。torelloを使ったことがある方は馴染み深いかもしれません。

このビューは各タスクの書かれたカードを上下左右に動かすことができます。

タスクを「今日やる」や「ToDo」に移動して管理

そのタスクの状態(タスク属性)によって場所を変え、視覚的にタスクを整理します。

条件付きソート(後述)を設定しているため、自動的に上下の並び替えが行われています。もちろん好きな並びで配置することもできます!

  • 一度きりのタスクは終わったら削除
  • ルーチンワークは再利用
  • 後から見返すタスクは非表示属性へ

カード(ふせん)の移動と削除で管理します。

各タスク属性の使い方を解説します。

ここからは配布しているテンプレートの使い方を説明します。

【状態別管理】タスク属性フラグで整理する

タスク属性フラグは多すぎるとスクロール幅が増えてしまうため、一番よく使う端末(iPadやPCディスプレイ)の画面幅に合わせて調整すると使いやすくなります。

ルーチンと放置
再利用するカードの置き場。
期間だけ指定して「忘れたいこと」もここに置くと使いやすいです。

ToDo
やるべきことを置いておきます。
基本的にはここから管理がスタート。

今日やる
今日やろうと思っていることをここに移動します。

後処理
人によってプロパティ名を変更して使うと便利です。
「明日やる」や「テレワークでやる」などがオススメ。

確認中
自分にボール(主導権)がなくなったタスクを置いておきます。

時間が空いたら
時間が空いたらやろうと思っていることを置いておきます。

PV
プライベートのタスクを置きます。
仕事中にできる場合は「今日やる」に移動して処理します。

Study
習慣にしたいことを置いておきます。私はWordPressでのタスクや、欲しい本、読んだページなどを入れています。

クーポン期限
使おうと思っているクーポンの情報を入れておきます(常に見なくてもよいので画面外になるように一番右になっています)。アラートをつけておくと便利。

アーカイブ
終わったタスクだけど、残しておきたい場合にはここに入れています。ボードビュー上では非表示にしています。

使い方や働き方に合わせて、タスク属性を手直しすると自分にフィットしていきます。

タスク属性や管理項目は使いやすいように変更してください!

現在使っている属性、通知・メモ・アーカイブを抜けば5個になりました。

【自動ソート】重要度と期限で並び替え

ソート機能をつけておくと便利です。

カードを適当に移動しても、重要度と期限の有無によって自動的に整列されます。

並び替え機能のおかげで、上から処理していけば良いリストになってスッキリ整理します。

【サムネイル】カードプレビュー機能で開く手間を省く

現在は「サイドピーク」により見やすくなりましたが、少ない情報ならプレビュー表示が一番はやいです。

以下の設定にすることで、カードの中身をいちいち開かずに、中身を確認できます。

「Card preview」で「Page content」を選択

プレビューはコンテンツの種類によって、表示されない場合もあります。

ページ内にメモを残したいけどボードビューには表示させたくない場合には、表示対象とならないコンテンツ(Code・貼付URL・添付書類・データベースなど)を使ってボードを整理しましょう。

Notion内のページやwebページを「プロパティ:URL」に登録すると、ノートを開かずにリンクにジャンプできる機能も便利です。

【ノートを併設】データベースは「インラインかリンクドビュー」

データベースは「ページ」で作り、リンクドビューでよく使うページに表示するのがオススメ。

インラインデータベースで作成しても同じですが、誤ってデータベース丸ごと消す危険性が減ります

テンプレートでは「横断タスクリスト」がインラインデータベース、「新TODOリスト」がリンクドビューになっています。

タスクリスト以外によく使うコンテンツを表示しておくことができます。

PCメインの場合は、データベースとコンテンツを横に並べても使いやすいです。
iPadの場合はコンテンツとデータベースを横に並べると使いづらいので注意。

↓データベースの横にブロックをおく方法↓

すでにデータベースで作成していて、インラインデータベースに変更したい場合は以下の通り。リンクドビューが便利になったので使わないかもしれません。

  1. 新規で空白ページを作る
  2. データベースを空白ページにドラッグ&ドロップする(データベースの右上メニューから「move to」で移動先に空白ページを選択でも大丈夫です)

【リンクドデータベース】週間予定の使い方

タスクには「週間属性」を持たせているので、活用するとさらにスッキリします。

タスクリストの見方(ビュー)を変えているだけなので、上下のボードビューでカードの行き来ができます

私はこのように使っています(現在はiPadで使うケースが多いので横並びはやめました)。

以前はこのように使っていました。

新TODOリストを追加しました(旧リストもテンプレにあり)。

新TODOリストはフィルター・ビューの使い分け・並び替え・外部アプリ連携をおこなっているので、中級者以上にオススメです。

追加した機能
  • iPadでも使いやすいデザイン
  • googleカレンダーと連携
  • 週間タスクの自動化
  • Slackと連携
\ いろいろなテンプレートを配布しています /

TODOリストで書類を扱う場合
SCAN SNAPがあると、スキャンしたPDFが埋め込まれたページをNotion上の指定した場所に保存できるので便利です。
» スキャンした文書をNotionへ保存する方法

【集中と休憩サイクル】ポモドーロタイマーの使い方

ポモドーロテクニックをご存じでしょうか?

25分の集中と5分の休憩を繰り返して、集中力を持続させ生産性を向上させるテクニックのことをいいます。

このサイクルを測定するポモドーロタイマーも埋め込んでおきました。
※配置は変えています。

ポモドーロ入れておきました

【Notion】Twitterのタイムラインを埋め込んで最新投稿をチェック!で紹介しているApptionを使って実装しています。

複製が楽なので使ってください。

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仕事とプライベートの横断タスクリスト まとめ

  • プライベートと仕事を一つのリストで管理
  • 週間予定もドラッグ&ドロップで楽々整理
  • インラインを使って自分だけのホーム画面を作成

一元管理すると、抜けも考えることも少なくなり頭の中が整理されます。

Notionを使い始めたらとりあえずタスクリストを作って、整理の快感を味わってみてください!

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