脱Excelにおすすめ!企業がNotionを導入するメリットと効果

  • 企業が導入するメリットは?
  • Notionを選ぶ理由は?
  • コストや導入事例は?

“自社の課題はNotionで解決できるか”

頂戴するお問い合わせへの回答は、大抵の場合「YES」です。

調べればわかる通り、タスク、プロジェクト、ドキュメント管理など幅広く対応できます。

しかしそれは表に見えるメリット。
Notionのメリットは業務効率化だけではありません。

結論
“Notionの真価は
 業務効率化だけじゃない”

コスト削減、効率化に加え、好奇心の育成が大きな効果

フリーランスなら自身自分、企業なら組織単位。
“使う人の活性化”をもたらす、他にはないツールです。

開業してからExcelで顧客・売上等を管理してきた企業は多いのではないでしょうか。

脱ExcelとしてNotionを推奨する理由を、
法人やフリーランスへのNotion導入サポートをしている管理人が解説します。

自社専用のNotion活用や構築、
Notionでは解決できない課題への代替案やExcel構築までサポートしています。
» サポート詳細はこちら

この記事を書いた人

・iPadを使い倒すフリーランス
・前職は補償関連に10年以上従事
・Notion Essentialsバッジ所有
 » その仕事、楽になります 
・妻はiPadを使う現役小学校教師
 (キッズコーチング1級)

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サポートページ「Notionって何?」にまとめあり。
ちょっと楽して、必要なことに時間を使う術。

更新情報

最新版 GTD&7つの習慣のINBOXタスク管理を公開しました。

» 趣味に全力するためのNotionタスク管理テンプレート

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期間限定で無料配布中です。

Notion導入のメリット

先述したタスク、プロジェクト、ドキュメント管理などの機能的メリットは情報入手に事欠きません。

柔軟性の根拠として、以下も後ほどご覧になってみてください。
» 「Notionの活用事例」にまとめています。

Notionは自社に合わせ、カスタマイズしていくものです。

できることを説明するとキリがない上、使わない知識にもなり得るので今回は割愛します。

本記事では、Notionの機能以外のメリットおよび効果を解説します。

お問い合わせ時には、状況に合わせて出来ることをピックアップして伝えています。

コスト削減

Notionの導入によるコスト削減について解説します。

ライセンス量の削減

ビジネスツールの多くは、ライセンスごとに費用がかかります。

以下はITツールをジャンルごとに分けたカオスマップです。

引用:atmarkit ITツールカオスマップ2022

個人事業だとしても複数使っているのではないでしょうか。
多くの従業員を抱える組織ならライセンス料は巨額です。

Notionは1つのプラットフォームで多くの業務をカバーできるため、ライセンス数を大幅に削減できる可能性があります。

既存ツールは自社に最適か

グループウェア・セールス・バックオフィス。
カオスマップの通り、各ジャンル便利なツールはすでに存在しています。

これらはスタンダードな企業体系に基づいて設計されているので、自社に本当に最適かどうかを考える必要があります。

便利そう、解決できそう、で導入して持て余すには高すぎるコストです。

プラン名
フリー

プラス

ビジネス
プラン利用の月額無料8/人15/人
一緒に作業できる
ゲストの人数
10100250
1ファイルの
アップロード上限
最大5MB無制限無制限
主な対象個人向けチーム向け企業向け
Notion AI
利用時の
追加料金 1名/月
10

10
プラン料金
年払時は$8
10
プラン料金
年払時は$8
参考:公式HP(このほかに、大規模向けのエンタープライズプランもあります)

ちなみにNotionの場合でも注意です。
※上の表にない最上位のエンタープライズプランは、Notion営業担当への問い合わせが必要です。

エンタープライズプランやNotion AIをおすすめする理由がPRやマージンありきである可能性は考慮する必要があります。

Notionは自社に合わせて構築しながら姿を変えていくものです。

最上級プランが便利なのは間違いありませんが、無料やプラスプランを試してからでも遅くはありません。» プラン詳細はこちら

ニッチ業界ならツールも非常に高額

例えば美容院の顧客管理などはシステム会社が驚くような価格でソフトが提供されています。
※Notionで代替できるかは別の話。

ニッチな業界や業務に特化したツールは、高額なライセンス費・メンテナンス費・購入費を伴います。 

Notionは、自社のニーズに合わせたツールオンラインの仕事場を簡単に作成できます。

  • ライセンス料の削減
  • 業務プロセスの最適化

上記を同時に実現するのがNotionです。

エンジニアのリソース確保

社内業務の効率化にエンジニアのリソースを割いている企業は多いです。

エンジニアは貴重です。

出典:経済産業省|IT人材需給に関する調査(概要)

日本における2030年までの試算では、79万人のIT人材不足が見込まれています。

エンジニアは収益源となるメインサービス開発の要になってもらうのがベストです。

元職場はエンジニアを社内の改善だけに注力させてしまう勿体無い環境でした。

後述しますが、Notionの導入はエンジニア以外が社内を整備できる環境作り上げます

自社への最適化

高額なツールが自社に適合しなかった時のリスクは先述した通り。

かといって自社専用ソフトウェアを外部委託すれば莫大なコストがかかります。

これは個人事業主も然りで、

  • 良いツールでも自分には過剰
  • 環境変化で不要になる

このようなケースが往々にしてあります。

私の例で言うと、SEOツールのNobilista

ブラウザで使えるSEO順位解析ツール

iPadでも起動でき、月額1,000円程度で使える超便利なSEO順位測定ツールですが、コアアプデ被弾やAI主流になれば売上次第では追う必要がなくなります

引用:公式サイト

Twitter分析のSocialDogなども。確実に便利ですがSNSが売上発生源でない人は持て余すことも多いです。

SNSの分析ツール

運用始めた程度なら上記で十分な個人・法人もいるはずです。

こちらはAIなので趣旨とはズレますが、年間契約が不要になってしまったケース。
Proですら月間約1万円、エンタープライズだとしたら恐ろしいですね。

Notionのメリットはコストと課題解決力のバランスです。

使っている・検討しているサービスは
”今のフェーズで対価に見合うのか”
Notionで試してから契約しても遅くはありません。

社内に改革を起こすNotionの効果

Notionマニアの発生

Notionは機能的には不要でも、人間の感性を刺激する機能が豊富で、ユーザー満足を満たす設計になっています。

例えば“業務効率化ツール”としては不要なアイコンやカバー画像。

例えば色付きブロックや開閉トグル、色設定。

ブログじゃないんだから仕事用ツールに”装飾”のような機能は不要なわけです。

ですが、課題解決には不要な機能は、”使ってみたい”という感性を刺激します。

インスタではパソコン苦手な女性がハマる姿もあり、日常のNotion活用を楽しく発信しています(動画編集力が高いりんさんは勉強にもなります)。

Notionの感性を意識した独特なデザイン思考や使いやすさはApple製品に似ています

ユーザー体験を重視し、製品を使うこと自体が楽しく、満足感を感じます

私はAndroidユーザーだったのでApple好きを酔狂な人々だと思っていましたが、使ってみて一変、中毒に陥りました。

Notionにおいても”落ちた”体験をしている人が多いのです。

使いやすいから、毎日使える
情報共有のツールはみんなに好かれていることが大事です。

引用:SmartNewsの導入事例

新しいツールを使うのはあなたであり、メンバーであり、社員です。

面倒で地味で平凡なバックオフィス業務を、遊びのように感じさせるのがNotionです。

好きな子いれば学校が楽しくなるように、つまらないことでも小さなご褒美があれば人は動きます楽しみが内包されているツールは他にありません。

Notion管理チームのメンバーは皆、Notionのファン。好きだから自発的にNotionの運用に携わってくれています。

引用:LegalOnの導入事例

使いやすい・使うことが楽しいという体験は、業務プロセスや風土自体を変える力があります。

”自分でより良いものにしていく”という思想が他のツールで持てるでしょうか。

単なる業務改善ツールでは成し得ない”自発力とITりょくの強化”は、指数関数的に効いてくる強烈な効果と言えます。

ノーコードのスピード感

一般的なソフトウェア開発は、完成までに数ヶ月〜数年と時間がかかるのが普通

要件漏れがあれば完成予定日は大きく遅延し、要件定義も綿密に立てます。

実際の現場では、コストをかけて長期間待つ余裕はないことがほとんどです。

Notionはプログラムコードを組まないノーコード*なので、敷居が低く開発スピードが桁違いに早いです。

※2023年に導入されたNotion関数2.0は別ですが、それは機能の一部です。関数を使わない開発でも十分に機能的です。

個人レベルのツールなら数日で完成します。

使いながら自分たちで修正できるので、変化が多いスタートアップ企業やフリーランスにも低コストで適応できます。

ある人にとってはメモ帳代わりのシンプルなソフトウェアだが、ある人に取っては複雑なデータを扱うスプレッドシートのようなソフトウェアになる。

引用:Notion CEOインタビュー

ITがとことん苦手な人は業務用ツールとして。
Notion好きが発生すればエンジニア代わりに。

もし現在Excel VBAやAccessを使い、特定の従者に負担がかかっているなら、分散させることで社内の空気すら変えうる効果が見込めます。

導入フローと注意点

低コストでハードルが低いとはいえ注意点はあります

順に解説します。

料金プランについて

プラン名
フリー

プラス

ビジネス
プラン利用の月額無料8/人15/人
一緒に作業できる
ゲストの人数
10100250
1ファイルの
アップロード上限
最大5MB無制限無制限
主な対象個人向けチーム向け企業向け
Notion AI
利用時の
追加料金 1名/月
10

10
プラン料金
年払時は$8
10
プラン料金
年払時は$8
参考:公式HP(このほかに、大規模向けのエンタープライズプランもあります)

上記3つ + 監視ログや従業員アナリティクスが可能なエンラープライズプランを加え、Notionには4つの料金プランがあります。
※エンタープライズプランの利用はNotion営業担当と直接行います。

もちろん上位になる程便利ですが、

  • 小規模チーム・中小企業
  • 導入したて・IT化の試験

先述した通り、いきなりMAXプランで使う必要はなく、無料プランで試験導入がおすすめです。

個人であれば無料でも十分です。
導入時はいきなり最上位プランを使う必要はないので、よくご検討ください。

プラスプラン以降はNotionを使う人数*ごとに料金がかかります。
※ワークスペースの参加人数。「仮想のオフィス」の所属人数だと思ってください。

Notion利用の主端末について

Notionはスマホ・タブレットでも使えますが、利用する主端末はパソコンが望ましいです。

iPad×Notionは、利用面では非常に優秀ですが、開発面では不向きです。

組織全体のIT力を高める“副次的な効果”を狙うなら、少なくとも数名がパソコンでNotionツールを構築できる体制だと真価を発揮できます。

繰り返しますが、”現場で使いやすいツール”としてはiPad×Notionは優秀です。自社開発力の強化視点の注意点です。

大規模プロジェクトへの対応

Notionは小規模なプロジェクトや中規模のチームには優れたツールですが、大規模プロジェクトに対応するためにはいくつか課題があります。

パフォーマンスの制約

大規模なデータベースやコンテンツを扱う場合、Notionのパフォーマンスが制約されることがあります

具体的にはボタンで編集できるデータの上限や、関数計算による表示速度の遅延などです。

そのため、Notionではできないことを見極め、Notion以外で解決する方法も考える必要があります。

当サイトのNotion導入支援はExcelや他ツールも取り扱っています。

ノーコードはどれもそうですが、出来るかどうか・向いているかどうかの判断をしてトータルで課題解決していくことが重要です。

アクセス権等の管理

大規模プロジェクトでは多くのユーザーが関与するため、アクセス権の管理が複雑になります。

例えばページの公開設定やデータベースの編集権限。

自由に設定してしまうと社内情報の流出やデータの消失等で致命的なダメージを負います。

しっかり権限を設定して構築するよう注意が必要です。

インターフェースの学習曲線

Notionは多機能で柔軟、多くの機能を提供しています。

Excelのようにツールとしては直感的に使えますが、誤操作からの回復や自社開発のためには、ある程度の知識が必要です。

Notionの基礎学習には高品質なYoutubeがたくさんありますが、あくまでもそれは最初からNotionに興味がある人向けの教材です。

Notionマニアを生むとはいえ、全員がそうではありません。

これは実体験ですが、会社としてExcel・Accessの研修を提供しても、本人に興味がなければ学習効果は消えます

Notionは目的がないと持て余してしまうツール。

であれば、業務として使う場面から与え、併せて教育していくとスムーズです。

業務上仕方なく使う

今までと違って使いやすい・楽しい

企業文化の変化やIT力の強化

ユーザーが迷わずに使える設計やマニュアル、実運用に沿ったフォローを伴った実装になるよう構築してあげてください。

Notionを導入する企業や個人事業主のメリットと効果 まとめ

  • コスト削減と自社最適化
  • ノーコード特有のスピード感
  • 業務ツールの枠を超えた”楽しさ”

最後に補足ですが、Notionで大体のことは解決できますが、全部に適性があるわけではありません

他に便利なツールや解決策がないか
例えば私自身も経理ソフトならマネーフォワード クラウド会計だし、集計や印刷物ならExcelやLarkを使います。

Notionは代替できるか・するべきかを低コストで見極めながら研磨していくツールです。

導入箇所を見極め、最大限コストを抑えて導入したい個人・法人様はNotionの導入サポートよりお問い合わせください。

更新情報

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» 趣味に全力するためのNotionタスク管理テンプレート

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Notion使いたいのに電波がねえよ!!って時は。

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Wi-FiモデルのiPadとも非常に相性がよく、無料なので使ってみてください。

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サポートページ「Notionって何?」にまとめあり。
ちょっと楽して、必要なことに時間を使う術。

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