- 顧客情報がバラバラで管理しきれないな
- 高額なCRMツールを導入する余裕はないけど、効率的に顧客管理したいな
- Notionで顧客管理できるって聞いたけど、具体的な作り方がわからないな
ビジネスの成長に欠かせないのが、顧客との関係性を適切に管理することです。
しかし多くの個人事業主や中小企業では、顧客情報が散在していたり、管理方法が統一されていなかったりと、効率的な顧客管理に苦労しているケースが少なくありません。
一方で、専用のCRMツールは高額な月額料金がかかり、小規模事業者にとっては負担が大きいのが現実です。
そこで注目したいのが、Notionを活用した顧客管理システムの構築です。
- 顧客管理の本質が理解できる
- 単なる連絡先リストではなく、顧客との関係性を管理・強化するための本質的な考え方を解説
- Notionで顧客管理する具体的なメリットがわかる
- 従来のCRMと比較した際の具体的なメリット・デメリットや費用対効果
- 効果的なデータベース設計のポイントがわかる
- 失敗しない顧客管理データベースの設計方法と、よくある失敗パターン
- 実践的な機能実装方法がわかる
- 具体的な顧客ステータス管理や商談管理、フォローアップの自動化など
この記事では、顧客管理の本質から、Notionを使った実践的なCRM構築のポイントまで、体系的に解説していきます。
Notionの基本操作について詳しく知りたい方は、まず「Notionの使い方：初心者でも3日で使いこなせる完全ガイド」をご覧ください。
顧客管理システムの基本と必要な管理要素
顧客管理システム（CRM）の定義と本質
顧客管理システム（CRM：Customer Relationship Management）とは、単なる顧客リストの管理ツールではありません。
その本質は「顧客との関係性を管理・強化するための仕組み」にあります。
CRMの目的は、顧客情報を一元化し、それを活用することで顧客満足度を向上させ、最終的には売上アップにつなげることです。
しかし、多くの企業は高額なCRMツールを導入しても、その本質的な目的を見失い、単なる「連絡先管理」に終わってしまうケースが少なくありません。
効果的な顧客管理の実現には、高額なCRMシステムよりも「顧客中心の考え方」と「情報の適切な構造化」が重要です。
この点において、Notionは柔軟なカスタマイズ性と使いやすさから、小規模事業者にとって最適なCRMプラットフォームとなり得ます。
ビジネスに必要な7つの顧客情報管理項目
効果的な顧客管理を行うには、どのような情報を収集・管理すべきでしょうか。
以下に、ビジネスにおいて必須となる7つの顧客情報管理項目をご紹介します。
- 基本情報：
氏名、連絡先（電話番号・メールアドレス）、会社名、役職など、顧客を特定するための基本的な情報 - 取引履歴：
過去の購入商品、金額、購入日、支払い方法など、取引に関する情報 - コミュニケーション履歴：
面談記録、メールや電話のやり取り、問い合わせ内容など、顧客とのコミュニケーションに関する情報 - ニーズと課題情報：
顧客が抱える課題、興味関心、検討中の商品・サービスなど、将来の提案につながる情報 - 案件進捗状況：
現在進行中の案件の状況、次回のアポイント、確度などの情報 - 次回アクション項目：
フォローアップの日程、内容、担当者など、次にとるべきアクションに関する情報 - 顧客関係者情報：
決裁者、実務担当者、影響力を持つ人物など、案件に関わる関係者の情報
これらの情報をただ羅列するだけでは、本当の意味での顧客管理はできません。
重要なのは、これらの情報を関連付け、ビジネスプロセスに沿った形で構造化することです。
例えば、基本情報と取引履歴を単に並べるだけではなく、「この顧客はどのような課題を持っていて、どのような提案をしたら成約に至ったのか」という文脈で情報を捉えることで、より効果的な顧客関係構築が可能になります。
小規模事業者が優先すべき顧客管理機能
大企業向けのCRMシステムは機能が豊富である一方、小規模事業者にとっては複雑すぎて使いこなせないケースが多いです。
小規模事業者こそ、シンプルながらも効果的な顧客管理の仕組みが必要です。
小規模事業者が優先すべきは、「入力の手間を最小限に抑えつつ、必要な情報にすぐアクセスできる」という点です。
以下に、小規模事業者に最適な顧客管理の3ステップをご紹介します。
小規模事業者が顧客管理で陥りがちな落とし穴は、「理想的なシステムを一から作ろうとして挫折する」というパターンです。
まずはシンプルな構造からスタートし、実際の業務の中で改良を重ねていくというアプローチが成功への近道です。
NotionでCRMを構築するメリットとデメリット
従来のCRMツールとの費用対効果比較
Notionを使った顧客管理システムの最大の魅力は、コストパフォーマンスの高さにあります。
従来の専用CRMツールと比較すると、その差は明らかです。
専用CRMツールの多くは、ユーザー数やストレージ容量に応じた月額料金体系を採用しています。
一般的な営業支援システム（セールスフォース）やCRMの場合、1ユーザーあたり月額5,000円〜20,000円程度の費用がかかるケースが多いです。
一方、Notionの料金プランはどうでしょうか。
- Notion無料プラン：
個人利用であれば無制限のページとブロックが使用可能で、最大10名までのゲストと共有できます - Notionプラスプラン：
月額1,650円で無制限のファイルアップロード、30日間の履歴、最大100名までのゲスト共有が可能 - Notionビジネスプラン：
月額2,5定まらない着地点が、高山さん00円）のユーザーあたりの料金で、高度な権限管理や最大250名のゲスト共有、プライベートチームスペースなどを利用できます - Notionエンタープライズプラン：
大規模組織向けのカスタム料金プランで、高度なセキュリティ機能や専任サポートマネージャーが付きます
同等の機能を実現する場合、Notionは従来の専用CRMと比較して5分の1〜10分の1程度のコストで導入できる計算になります。
初期導入コストの面でも、NotionはWebブラウザやスマートフォンアプリから即座に利用を開始できるため、サーバー構築や専門的なIT知識は不要です。
多くの専用CRMでは初期設定費用やコンサルティング料が別途発生するケースが多い点も、大きな違いです。
専用CRMツールとの機能比較
コスト面でのメリットは大きいものの、Notionを顧客管理システムとして使う場合、専用CRMツールと比較した機能面での違いも理解しておく必要があります。
まずはメリットから見ていきましょう。
一方で、専用CRMと比較した際のデメリットも存在します。
Notion顧客管理の限界と現実的な活用範囲
これらのメリット・デメリットを踏まえると、Notionを活用した顧客管理システムは特定の条件下で最大の効果を発揮することがわかります。
Notion顧客管理システムが適している事業規模や用途は以下の通りです。
- 個人事業主〜小規模チーム（50名以下）：
柔軟性と低コストのバランスが取れており、最も効果的に活用できます - 顧客数5000件前後までの事業：
この規模であれば処理速度や操作性に問題は生じにくいです - BtoB事業（特に単価の高いサービス）：
顧客数が少なく関係性を重視するビジネスに適しています - カスタマイズニーズの高いビジネス：
固定フォーマットではなく柔軟な顧客管理を求める場合に最適です
一方で、以下のような条件に当てはまる場合は、専用CRMツールの導入を検討すべきでしょう。
- チーム規模が大きい（100名以上）：
複雑な権限管理や大規模なコラボレーションが必要な場合 - 顧客数が1万件を超える：
大量データの処理速度や検索効率が重要な場合 - 高度な営業管理機能が必要：
複雑な商談プロセスや売上予測が重要な場合 - 業種特化の機能が必須：
特定業界向けの専門機能が必要な場合
自社のビジネス規模や特性、将来の成長計画を踏まえて、適切なツール選択を行うことが重要です。
初期段階ではNotionで始め、ビジネスの成長に合わせて専用CRMへの移行を検討するという段階的なアプローチも有効です。
無料テンプレートは使えるのか？実際の限界と注意点
公開されている無料テンプレートの特徴と入手先
Notionで顧客管理システムを構築する際、一から作るのは大変だと感じる方も多いでしょう。
そこで多くの方が最初に検討するのが、無料で公開されているテンプレートの活用です。
Notion顧客管理テンプレートの主な入手先は以下の通りです。
- Notionテンプレートギャラリー：
Notion公式が提供する無料・有料テンプレート集で、基本的な顧客管理テンプレートが入手できます - NotionコミュニティサイトとSNS：
Reddit上のNotion公式コミュニティなどで、ユーザーが自作したテンプレートを共有しています - マーケットプレイス：
Gumroadがよく使われます。有料・無料のテンプレートがダウンロードできます。
Notionの顧客管理テンプレートを選ぶ際には、以下の3つのポイントを確認しておくことが大切です。
いずれもダウンロードしてみないと判断できないのが課題です。
次に、テンプレートの限界について考えてみましょう。
テンプレートの限界：ビジネスプロセスとの不一致問題
多くのテンプレートに共通する最大の課題は、「テンプレートありき」でシステムを構築してしまうことによる、実際のビジネスプロセスとの乖離です。
顧客管理のあり方は、業種・業態によって大きく異なります。
例えば、コンサルティング業とEC事業では、顧客との関わり方や管理すべき情報、フォローアップの方法が根本的に違います。
にもかかわらず、多くの無料テンプレートは「汎用性」を重視するあまり、どの業種にも完全にフィットしない「中途半端な設計」になっていることが少なくありません。
既存のテンプレートがうまく機能しない原因は主に以下の3つです。
- 過度に複雑または単純すぎる設計：
実際の業務に必要のない複雑な機能が含まれていたり、逆に必要な機能が不足していたりするケースが多い - 運用面の考慮不足：
データ入力や更新の手間、日常業務での使いやすさよりも、見た目の華やかさを重視したテンプレートが多い（販売すれば終わりのため） - 拡張性の欠如：
ビジネスの成長や変化に合わせて進化させていくことが難しい固定的な設計になっていることが多い
こうした問題点は、テンプレートを実際に運用してみるまで気づかないことも多く、一度データを入力した後で設計を変更しようとすると大きな手間がかかってしまいます。
カスタマイズの難しさと専門知識の必要性
Notionの顧客管理システムを自社に最適化するには、テンプレートのカスタマイズが必須ですが、これには意外と高度な知識が必要となります。
特に以下の点については、専門的な理解がないとカスタマイズが難しいケースが多いです。
- リレーショナルデータベース設計：
顧客情報と案件情報、コミュニケーション履歴などを適切に関連付ける設計
» リレーションの基本はこちら - フォーミュラやロールアップの活用：自動計算や集計機能の設定
» 集計の解説はこちら - 条件付き書式やアラート設定：
重要な情報を視覚的に強調したり、フォローアップのリマインダーを設定したりする機能 - 外部ツールとの連携設計：
メールやカレンダー、コミュニケーションツールとの連携
これらの課題を解決するには、Notionの深い理解とデータベース設計の知識が必要です。
個人で対応するのが難しい場合は、お気軽にお問い合わせください。
Notionでその仕事もっと楽にしませんか？
DX支援サービスを見る効果的な顧客管理データベース設計のポイント
データベース設計失敗の主な原因
顧客管理システムの成功は、適切なデータベース設計に大きく依存します。
しかし、多くの場合、設計段階での見落としが後々大きな問題となってしまうことがあります。
Notionでの顧客管理データベース設計において、失敗の主な原因は以下の3つに集約されます。
例えば、顧客情報と案件情報を別々のデータベースで管理せず、すべてを1つのテーブルに詰め込んでしまうと、情報が肥大化して使いづらくなります。
逆に、細かく分けすぎると関連付けが複雑になり、全体像が把握しづらくなってしまいます。
効果的なデータベース設計の鍵は「シンプルさと拡張性のバランス」にあります。
必要最小限の構造からスタートし、実際の業務に合わせて徐々に進化させていくというアプローチが理想的です。
顧客情報と商談管理の最適な連携方法
Notionで効果的な顧客管理システムを構築するための最も重要なポイントは、「リレーショナルデータベース」の適切な設計です。
これにより、顧客情報と商談情報、コミュニケーション履歴などを有機的に連携させることができます。
基本的なリレーショナルデータベース設計のアプローチは以下の通りです。
- 顧客（人）データベース：個人の連絡先情報、役職、興味関心などの基本情報
- 企業（組織）データベース：会社情報、所在地、業種など、組織に関する情報
- 案件データベース：商談内容、進捗状況、金額、成約確度などの情報
- コミュニケーションデータベース：メール、電話、面談など、顧客とのやり取りの記録
※案件DBと同一にするケースもあります。 - タスクデータベース：フォローアップなど、顧客に関連する行動予定
これらのデータベースは、Notionの「リレーション」プロパティで相互に関連付けます。
例えば、案件データベースの各レコードに「関連顧客」というリレーションプロパティを設定することで、どの顧客とどの案件が関連しているかが明確になります。
これらのプロパティを活用して、「今週フォローが必要な案件」「成約確度の高い案件」「特定の担当者の担当案件」など、様々な切り口でデータを抽出・分析できるようになります。
データベース設計の基本から応用まで、より詳しく知りたい方は「Notionデータベースの設計哲学と実践的作り方｜情報構造化の思考法」をご覧ください。
実践的な顧客管理機能の実装方法
顧客ステータス管理の効果的な設計
顧客管理システムの中核となるのが、顧客や案件の「ステータス」管理です。
適切なステータス設計により、顧客との関係性や商談の進捗状況を視覚的に把握できるようになります。
Notionでのステータス管理には、主に「選択肢」プロパティを活用します。
以下は、代表的なステータス分類の例です。
- 顧客ステータス：見込み客、新規顧客、リピート顧客、休眠顧客、失注先など
- 案件進捗ステータス：初回接触、ニーズヒアリング、提案、見積提示、契約交渉、成約、失注など
- フォローアップステータス：要フォロー、フォロー中、フォロー完了、フォロー不要など
これらのステータスは、業種や商材によって最適な分類が異なります。
自社のセールスプロセスを分析し、適切なステータス設計を行うことが重要です。
Notionのカンバンビュー（ボードビュー）を活用すると、顧客や案件の状況を視覚的に管理できます。
ステータスごとにカラムを分け、案件や顧客カードをドラッグ＆ドロップで移動させることで、進捗状況を直感的に管理できるようになります。
顧客ステータス別の最適なビュー設定としては、以下のようなものが考えられます。
- カンバンビュー：案件進捗状況の視覚的管理に最適
- カレンダービュー：フォローアップの日程管理に最適
- リストビュー：詳細情報の確認や編集に最適
- ギャラリービュー：顧客情報を視覚的に俯瞰するのに最適
同じデータベースでも、目的に応じて複数のビューを設定しておくことで、状況に応じた最適な情報アクセスが可能になります。
例えば、進捗管理はカンバン、スケジュール管理はカレンダー、データ入力はフォーム、という具合です。
商談・案件管理データベースの構築
顧客情報だけでなく、商談や案件の管理も効率的に行うことで、ビジネスチャンスを逃さず、売上向上につなげることができます。
Notionを活用した商談・案件管理データベースの構築方法を見ていきましょう。
効果的な商談・案件管理には、以下のような情報を記録することが重要です。
- 案件の基本情報：案件名、案件概要、関連顧客/企業、担当者など
- 商談の詳細情報：提案内容、想定金額、成約確度、予定納期など
- 進捗管理情報：現在のステータス、次回アクション、提案資料・見積書の有無など
- タイムライン情報：初回接触日、見積提出日、成約予定日、納品予定日など
これらの情報を効率的に管理するために、Notionのリレーション機能と各種ビューを活用します。
商談情報の効率的な記録方法としては、以下のようなアプローチがおすすめです。
まず、商談ごとに「商談記録ページ」を作成し、日時、参加者、話し合いの内容、次回アクションなどを記録します。
このページを案件データベースの各レコードにリンクさせることで、情報の散逸を防ぎ、いつでも過去の商談内容を参照できるようになります。
案件進捗の可視化と予測精度を向上させるには、ダッシュボード機能の活用が効果的です。
例えば、以下のような情報を一画面に集約することで、営業状況の全体像を把握できます。
- 月別の案件数と金額グラフ：月ごとの受注見込み件数と金額をグラフ化
- ステータス別の案件数と金額：各段階にある案件の集計情報
- 担当者別の進捗状況：チームメンバーごとの案件状況
- 期日間近の重要案件リスト：今週・来週アクションが必要な案件一覧
Notionの強みは、これらのデータを単に集計するだけでなく、実際のレコードにリンクさせることで、詳細情報にもすぐにアクセスできる点にあります。
ダッシュボードから気になる数字をクリックするだけで、該当する案件の詳細情報にアクセスできるため、情報の見える化と活用が同時に実現します。
フォローアップ管理と自動リマインド設定
営業活動で最も重要な要素の一つが、タイミングの良いフォローアップです。
Notionを活用すれば、フォローアップのリマインド管理も効率化できます。
フォローアップ管理の基本は、「次回アクション日」と「アクション内容」を明確に記録することです。
案件データベースに以下のプロパティを設定しておくことで、効率的なフォロー管理が可能になります。
- 次回アクション日（日付プロパティ）：次にアクションを起こすべき日付
- アクション内容（テキストプロパティ）：具体的に行うべき行動内容
- アクション担当者（人物プロパティ）：アクションを担当するチームメンバー
- アクション優先度（選択肢プロパティ）：高・中・低などの優先順位
これらのプロパティを設定したら、「今日フォローすべき案件」というフィルタービューを作成します。
フィルター条件として「次回アクション日 = 今日」を設定することで、その日にフォローすべき案件が自動的にリストアップされます。
自動リマインドを設定するには、NotionとGoogleカレンダーやOutlookなどの外部ツールとの連携が効果的です。
以下の方法で、フォローアップの自動リマインドを設定できます。
- Notionカレンダーの同期：
Notionのカレンダービューを外部カレンダーにエクスポートする方法 - 自動化ツールの活用：
ZapierやMakeなどを使って、次回アクション日にメールやSlackで通知を設定する方法 - 定期的なダイジェスト設定：
その週のフォロー案件一覧を毎週月曜日の朝にメール送信するなどの自動化
フォローアップ漏れを防ぐためには、日々の業務フローにNotionの確認を組み込むことが重要です。
例えば、毎朝の業務開始時に「今日のフォロー案件」ビューを確認する習慣をつけることで、重要なフォローアップを見逃すリスクを大幅に減らすことができます。
タスク管理との連携も効果的なアプローチです。
案件のフォローアップ内容を自動的にタスクリストに追加する仕組みを構築すれば、日々のToDoと顧客フォローを一元管理できるようになります。
顧客管理システム導入と運用のサポート
ここまで、Notionを活用した顧客管理システムの構築方法について解説してきました。
最後に、効果的な顧客管理システムの導入と運用について、いくつかのポイントをまとめておきます。
顧客管理システムを成功させるためには、単なるツール導入ではなく、業務プロセス全体を見直す視点が重要です。
以下のようなアプローチで、段階的に導入・改善していくことをおすすめします。
また、チームでの導入を成功させるには、メンバーの理解と協力が不可欠です。
以下のような点に気を配ることで、スムーズな導入と定着を図れます。
- 使用目的の共有：「なぜこのシステムを使うのか」という意義を全員で理解する
- 入力ルールの標準化：情報の入力方法や更新頻度などのルールを明確にする
- 操作トレーニング：基本的な使い方の研修やマニュアル作成を行う
- 成功体験の共有：「このシステムのおかげで〇〇ができた」という成功事例を共有する
Notionは柔軟性の高いツールですが、それゆえに「正しい使い方」の定義や標準化が難しいという側面もあります。
特にチームでの活用においては、データ入力のルールや更新頻度などを明確にすることが重要です。
このようなルールを明文化し、チーム全員で共有しておくことで、情報の鮮度と正確性を保ち、システムの信頼性を高めることができます。
顧客管理は単なるデータベース構築ではなく、顧客との良好な関係構築を支援するための仕組みづくりです。
技術的な側面だけでなく、「どうすれば顧客の信頼を獲得し、長期的な関係を築けるか」という視点でシステムを設計・運用してみてください。
まとめ
効果的な顧客管理はビジネス成長の原動力であり、Notionはその実現に最適なツールの一つです。
高額な専用CRMシステムを導入せずとも、Notionを活用することで、低コストかつ柔軟性の高い顧客管理システムを構築できます。
この記事のポイントを振り返ってみましょう。
- 顧客管理の本質は「情報の一元化」「プロセスの可視化」「フォローの自動化」にあり、これらをNotionで効果的に実現できる
- 無料テンプレートは出発点として活用しつつも、自社のビジネスプロセスに合わせたカスタマイズが重要
- データベース設計においては、シンプルさと拡張性のバランスを取り、長期運用を見据えた構造設計が鍵
- ステータス管理やカンバンビューの活用で商談進捗を視覚化し、自動リマインド設定でフォローアップ漏れを防止
- 導入と運用においては、チームでの目的共有とルール標準化が成功の鍵
顧客管理システムは「作って終わり」ではなく、日々の業務の中で活用し、改善していくものです。
最初から完璧を目指すのではなく、必要最小限の機能からスタートし、実際の使用感に基づいて少しずつ改良していくアプローチが、長期的な成功につながります。
また、Notionの強みは「他のビジネスツールとの連携のしやすさ」にもあります。
顧客管理だけでなく、プロジェクト管理、タスク管理、ナレッジベースなど、ビジネスの様々な側面をNotionで一元化することで、情報の断絶を防ぎ、業務効率を大幅に向上させることができます。
自社のビジネスに合わせた最適な顧客管理システムを構築し、顧客との関係強化と業績向上につなげていきましょう。
その第一歩として、この記事で紹介した考え方やテクニックを参考に、まずは小さな改善から始めてみてはいかがでしょうか。
Notionでその仕事もっと楽にしませんか？
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