【Notion】リレーションとロールアップで作る売上管理テンプレート｜不動産からフリマまで

売上管理の本質は、単なる記録ではなく経営判断のための情報収集にあります。
従来のエクセルや紙ベースの管理方法では、データ入力に時間を取られ、せっかく記録したデータも活用しきれないという課題がありました。

この記事では、Notionのリレーションとサブアイテム機能を活用した売上管理システムの構築方法を解説します。
自動集計の仕組みを取り入れることで、入力作業を最小限に抑えながら必要な分析情報を引き出せる環境を作ります。

自動集計システム

一度データを入力すれば、売上合計や利益率などを自動計算してくれる仕組み

多角的な分析

項目別・時期別・種別別など様々な切り口でデータを可視化し意思決定をサポート

柔軟なカスタマイズ

フリマ販売から不動産管理まで、様々なビジネスに応用できる汎用的な設計

実践型テンプレート

すぐに使える3種類のテンプレートで理解しながら実践できる環境を提供

Notionの機能を活用することで、データ入力の手間を減らしながら、経営判断に必要な情報を増やすというバランス逆転を実現できます。
それでは、Notion売上管理の全体像から見ていきましょう。

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1. Notion売上管理の全体像とメリット

まずは完成形のテンプレートを見ながら、Notionで実現できる売上管理システムの全体像をつかみましょう。
この記事で紹介するテンプレートは、データを一度入力するだけで様々な角度から分析できる仕組みになっています。

提供する3種類のテンプレート

今回ご紹介するのは、以下の3種類のテンプレートです。
それぞれ異なる管理方法と用途に最適化されています。

エクセル管理からの解放：自動集計で何が変わるか

従来のエクセルやスプレッドシートでの管理と比べて、Notionの売上管理システムには以下のようなメリットがあります。

こんな人におすすめ

Notionの売上管理システムは、特に以下のような方におすすめです。

次のセクションでは、リレーション方式とサブアイテム方式という2つの基本パターンを比較し、自分のビジネスに合った方式の選び方を解説します。

2. 基本の2パターン：テンプレートの選び方

Notionで売上管理システムを構築する際、大きく分けて2つの方式があります。
それぞれの特徴を理解して、自分のビジネスに最適な方法を選びましょう。

リレーション方式：2DBで管理する方法

リレーション方式は、2つの別々のデータベースを連携させて管理する方法です。

例えば、不動産管理では「物件情報DB」と「収支DB」を、フリマ販売では「購入物一覧DB」と「売却セットDB」を連携させます。

リレーション方式のテンプレートとしては、不動産管理テンプレートとフリマ販売テンプレート（リレーション方式）の2種類を用意しています。
前者は物件と収支の管理に、後者は商品と販売の管理に特化しています。

サブアイテム方式：1DBで管理する方法

サブアイテム方式は、1つのデータベース内で親子関係を表現して管理する方法です。
例えば、フリマ販売では「販売セット（親）」と「構成商品（子）」の関係を1つのDBで表現します。

サブアイテム方式のテンプレートとしては、フリマ販売テンプレート（サブアイテム方式）を用意しています。
シンプルで直感的な操作感を重視した設計になっています。

提供テンプレートと選び方

今回提供する3種類のテンプレートの位置づけと選び方を整理しておきましょう。

なお、テンプレートの基本構造は理解した上で、自分のビジネスに合わせてカスタマイズするのがおすすめです。
例えば、フリーランスの方なら「クライアント情報」と「案件・請求情報」、EC事業者なら「商品マスタ」と「販売記録」という構成に変更するといった具合です。

自分のビジネスに合った方式の選び方

どちらの方式を選ぶべきか迷った場合は、以下のポイントで判断するとよいでしょう。

次のセクションでは、まず基本となるリレーション方式での売上管理システムの構築方法を詳しく解説します。

3. リレーション方式での売上管理システム構築

それではリレーション方式での売上管理システムの構築方法を具体的に解説します。
リレーション方式の核となるのは、複数のデータベースを連携させるリレーション機能と、連携したデータを集計するロールアップ機能です。

データの流れと仕組み

リレーション方式での基本的なデータの流れは以下のようになります。

これによって、データベース間で情報が自動的に連携され、二重入力の手間がなくなるとともに、関連するデータを一覧で見ることができるようになります。

リレーション方式のデータベース設計

リレーション方式では、2つのデータベースの設計が重要です。
フリマ販売を例に、各データベースの役割と主なプロパティを見ていきましょう。

データベース①：購入物一覧（マスタDB）

購入物一覧は、仕入れた商品の基本情報を管理するためのデータベースです。
1つの商品につき1つのレコードを作成します。

このデータベースでは、主に購入した商品を登録していくだけです。
リレーションプロパティ（売却セット）は、売却セットから登録するので、手動での入力は不要です。

データベース②：売却セット（取引DB）

売却セットは、販売した商品や取引の記録を管理するためのデータベースです。
1つの取引（販売）につき1つのレコードを作成します。

このデータベースの肝は、「購入したもの」のリレーションプロパティと「購入額計」のロールアッププロパティです。
これらによって、購入物一覧から関連データを自動取得し、売買利益の計算を自動化しています。

リレーションとロールアップの基本設定

次に、リレーションとロールアップの具体的な設定方法を解説します。

リレーションの設定方法

リレーションは、別々のデータベースを相互に関連付ける機能です。
どちらのデータベースからでも設定できますが、今回は売却セット側から設定する手順を説明します。

これで売却セットから購入物一覧を参照できるようになります。
また、購入物一覧側にも自動的に「売却セット」というリレーションプロパティが作成されます。

ロールアップの設定方法

ロールアップは、リレーションで紐付けたデータのプロパティを集計する機能です。
売却セット側に設定して、関連する購入商品の価格を集計します。

これにより、売却セットにリレーションで紐づけられた購入商品の金額合計が自動的に表示されるようになります。

数式の設定方法

最後に、ロールアップで集計したデータを使って計算を行う数式を設定します。
例えば、「売買利益」を算出するために「売却額」から「購入額計」を差し引く数式を作成します。

prop("売却額") - prop("購入額計")

これにより、売却額から購入額計を差し引いた利益が自動計算されるようになります。
さらに複雑な計算も可能です。例えば、手数料も考慮した実質利益を計算する場合：

prop("売却額") - prop("購入額計") - prop("手数料")

Formula2.0からは、直感的でわかりやすく表示されるようになりました。
四則演算だけでなく、条件分岐やテキスト操作も視覚的に組み立てられます。
» 四則演算の基本はこちら

実際の使い方と入力フロー

設定が完了したら、実際の使い方を見ていきましょう。
フリマ販売の例で、データ入力から利益計算までの流れを説明します。

ステップ1：購入商品の登録

まず、購入物一覧DBに商品情報を登録します。

商品名、購入額、購入日、ジャンルなどの基本情報を入力します。
この段階では、リレーションプロパティ（売却セット）は空のままで構いません。

ステップ2：売却情報の登録

商品を売却したら、売却セットDBに新しいレコードを作成します。

売却日を入力し、「購入したもの」リレーションプロパティで該当する商品を選択します。
複数商品をセットで売却した場合は、複数の商品を選択できます。

選択した商品が表示されたら、売却額を入力します。
手数料などがある場合は、そちらも入力します。

ステップ3：自動計算の確認

商品を選択してデータを確定すると、ロールアップによって購入額計が自動的に計算され、さらに数式によって売買利益も自動計算されます。
ここまで入力したら、作業は完了です。

このように、リレーションデータベースから売却したものを選択するだけで、購入額計と売買利益が自動的に計算されます。
手間をかけずに、正確な収益管理が可能になります。

分析ビューの活用方法

Notionの強みは、同じデータをさまざまな角度から見ることができる点です。
ビューを活用することで、データ入力を増やさずに多角的な分析が可能になります。

集計表示を活用する

合計の表示は標準機能として搭載されています。以下のように設定すると便利です。

売却額や利益の合計、平均利益率など、様々な指標を表示できます。
テーブルビューの下部に自動的に集計結果が表示されるため、全体の傾向を把握しやすくなります。

フィルタービューを活用する

データが増えてきたら、目的に応じたフィルタービューを作成しておくと便利です。

これらのビューをあらかじめ作成しておくことで、目的に応じた分析がワンクリックで実行できます。

ギャラリービューとカレンダービュー

テーブルビュー以外にも、ギャラリービューやカレンダービューを活用すると、より直感的にデータを把握できます。

これらのビューを組み合わせることで、データを多角的に分析し、より戦略的な意思決定ができるようになります。

4. 不動産業向けリレーション方式テンプレート詳細

ここからは、不動産管理に特化したリレーション方式テンプレートの詳細を解説します。
このテンプレートは、複数の物件や賃貸物件の収支管理を効率化したい不動産会社向けに設計されています。

テンプレートの全体構造

この不動産管理テンプレートは、「項目DB」と「収支DB（売上・経費DB）」の2つのデータベースをリレーションで連携させた構成になっています。
シンプルでありながら、物件ごとの収支分析や月次推移の可視化など、不動産経営に必要な分析機能を備えています。

各データベースの詳細設計

項目DB（物件情報）

項目DB（物件情報）は物件の基本情報を管理するマスターデータベースとして機能します。
物件を追加するたびに1件ずつレコードを作成します。

物件の基本情報を最初に登録しておくことで、収支DBでの取引記録時に簡単に物件を選択でき、物件ごとの収支分析の基盤となります。
登録した情報は物件の固定的な属性として保持され、取引情報とは別に管理されます。

収支DB（売上・経費）

収支DBは日々の取引を記録するためのデータベースです。
家賃収入、修繕費、管理費など、全ての取引を1件ずつ記録します。

このデータベースの核となるのは「物件」と「リレーション（部屋）」のリレーションプロパティです。
取引を記録する際に関連する物件や部屋を選択することで、物件ごとや部屋ごとの収支分析が可能になります。

収支DBには、定期的な家賃収入から突発的な修繕費まで、あらゆる取引を記録します。
「種別」と「支払状況」のプロパティを活用することで、未回収の家賃や未払いの経費を簡単に把握することができます。

また、「家賃ロールアップ例」や「家賃のみ抽出」のようなプロパティを追加することで、特定の収支カテゴリに焦点を当てた分析も可能です。
これらのプロパティは必要に応じてカスタマイズすることで、より詳細な分析ができるようになります。

各ビューの役割と活用法

不動産管理テンプレートには、目的に応じた複数のビューが用意されています。
それぞれのビューの役割と活用法を見ていきましょう。

テーブルビュー

最も基本的なビューで、全ての取引を一覧表示します。
フィルターやソート機能を使用することで、以下のような分析が可能です。

テーブルビューの下部には、表示されている取引の合計金額が自動計算されるため、フィルターと組み合わせることで様々な集計分析が可能です。

月次売上集計

月ごと・種別ごとの売上推移を棒グラフで可視化するビューです。
主に以下のような分析に活用できます。

グラフ表示により、数字の羅列ではわかりにくい傾向やパターンを直感的に把握できます。

物件別収支分析

物件ごとの収入と支出のバランスを比較できるビューです。
主に以下のような分析に活用できます。

物件別に収支を可視化することで、どの物件が収益に貢献しているか、またはどの物件に問題があるかを一目で把握できます。

実際の運用フローと活用ポイント

不動産管理テンプレートを効果的に活用するための運用フローと実践的なポイントを紹介します。

初期設定手順

テンプレートを導入したら、まずは以下の手順で初期設定を行います。

初期設定が完了したら、日々の取引を記録していくだけで、自動的に分析情報が更新されていきます。

日常的な運用フロー

効率的な運用のためのデイリー・マンスリーのフローは以下の通りです。

定期的にデータを確認することで、問題の早期発見や適切な意思決定が可能になります。

カスタマイズの考え方と応用例

不動産管理テンプレートは、基本構造を維持しながら様々な方向にカスタマイズできます。
不動産経営のスタイルや規模に合わせた応用例を紹介します。

カスタマイズする際は、基本的なリレーション構造を維持しながら、必要な情報を段階的に追加していくことをおすすめします。
まずはシンプルな構造で運用をスタートし、使いながら自分に必要な要素を追加していくアプローチが効果的です。

次のセクションでは、1つのデータベースで親子関係を表現するサブアイテム方式での売上管理システムの構築方法を解説します。

5. サブアイテム方式での売上管理システム構築

ここからは、もう一つの方式であるサブアイテム方式での売上管理システムについて解説します。
この方式は、1つのデータベースだけでシンプルに売上管理を実現できるのが大きな特徴です。

サブアイテムの仕組みと特徴

サブアイテムとは、1つのデータベース内で親子関係を作る機能です。
ブログの記事と章、プロジェクトとタスク、商品とバリエーションなど、階層関係のあるデータを管理するのに適しています。

サブアイテム方式では、フリマ販売を例にすると「販売セット（親）」と「構成商品（子）」の関係を1つのDBで表現します。
これにより、リレーション方式のように2つのデータベースを行き来する必要がなくなります。

サブアイテムを使った売上管理の仕組み

例えば、フリマ販売で複数の商品をセットで売る場合、セット全体を親アイテムとし、含まれる各商品をサブアイテムとして管理できます。
売上はセット全体に対して記録し、仕入れコストは各商品ごとに記録することで、利益を自動計算できます。

サブアイテムをたたむことで、非常に簡潔でみやすい管理表になります。
必要な時に展開して詳細を確認できるので、データが増えても見やすさを維持できます。

サブアイテムの設定方法

公式のサブアイテムの使い方もご参照ください。
サブアイテムを使うと自動的にリレーションを組んでくれます。

サブアイテム機能を有効にする手順は次の通りです：

サブアイテムを追加するには、既存のアイテムの下に新規アイテムを作成し、「親アイテム」プロパティで上のアイテムを選択します。
または、テーブルビューのインデント機能を使って簡単にサブアイテム化することもできます。

データベース設計とプロパティ設定

サブアイテムを使った売上管理では、1つのデータベースの中で親子関係を表現します。
サブアイテムの重要な特徴として、親アイテムとサブアイテムは同じプロパティ構成を共有する点があります。

フリマ販売向けプロパティ設計

サブアイテムでは、親と子が同じプロパティを持ちますが、それぞれ異なる目的で活用できます。

自動計算の設定

売上と仕入れから利益を自動計算するには、ロールアップと数式を組み合わせます：

prop("金額") - prop("仕入計")

このように、サブアイテムを活用することで、シンプルな構造でありながら、販売単位ごとの利益を自動計算できるシステムを構築できます。

親子関係を活用した集計方法

サブアイテム方式での集計は、主に以下の2つのアプローチがあります：

どちらの方法も、親子関係を活かして自動的に集計ができる点がメリットです。
数式による方法は、より柔軟な集計が可能ですが、ロールアップの方がシンプルで直感的です。

実際の使い方と入力フロー

サブアイテム方式での具体的な入力フローを見ていきましょう。

この方法では、親アイテムと子アイテムの両方を1つの画面で管理できるため、データ入力の流れがスムーズです。
また、必要に応じて親アイテムを展開/折りたたみできるので、視覚的にもわかりやすくなっています。

分析ビューの活用方法

サブアイテム方式でも、様々なビューを活用することで多角的な分析が可能です。

特にテーブルビューでは、親アイテムのみを表示するフィルターを設定することで、概要だけを確認するビューを作成できます。
必要に応じて展開して詳細を確認するというフローが効率的です。

サブアイテムのビジネス活用例

サブアイテムは様々なビジネスシーンで活用できます：

サブアイテムの特徴を理解して活用することで、Notionでのデータ管理をより効率的に行うことができます。
特に階層構造を持つデータの管理には非常に強力なツールとなります。

次のセクションでは、より高度な売上分析を実現するための応用テクニックを解説します。

6. 応用テクニック：高度な売上分析

ここまで学んだリレーションとサブアイテムを基礎として、さらに高度な売上分析を実現するためのテクニックを紹介します。
Formula 2.0や視覚化機能を活用することで、より深いビジネスインサイトを得ることができます。

数式2.0を活用した高度な集計

Notionの数式2.0（Formula 2.0）は、ドット記法や.map関数など強力な機能を提供し、データ分析の可能性を大きく広げました。
特にロールアップを使わずに直接データを集計できる点が革新的です。

ロールアップを使わないスマートな設計

従来のロールアップでは、データを集計するために3ステップが必要でした。

数式2.0では、.map()と.sum()を組み合わせて1ステップでデータを集計できます。

// リレーション方式での集計
prop("購入したもの").map(current.prop("購入額")).sum()

サブアイテム方式でも同様に、サブアイテムの値を直接集計できます。

// サブアイテム方式での集計
prop("サブアイテム").map(current.prop("金額")).sum()

この方法のメリットは、プロパティ数を減らせることと、より複雑な条件付き集計が可能になることです。

条件付き集計と分析の例

数式2.0の.filter()と組み合わせることで、条件に合うデータだけを集計することも可能です。

prop("購入したもの")
  .filter(current.prop("カテゴリ") == "衣類")
  .map(current.prop("購入額"))
  .sum()

prop("購入したもの")
  .filter(formatDate(current.prop("販売日"), "YYYY-MM") == formatDate(now(), "YYYY-MM"))
  .map(current.prop("購入額"))
  .sum()

これらの数式を活用することで、プロパティを増やさずに様々な角度からデータを分析できます。

業種別カスタマイズのポイント

基本的な売上管理システムの構造を応用して、様々な業種に合わせたカスタマイズが可能です。
ここでは主な業種別のカスタマイズポイントを紹介します。

EC事業・物販業向け

フリーランス・サービス業向け

不動産投資向け

ビジネスの特性に合わせてカスタマイズすることで、単なる売上管理だけでなく、事業全体の管理システムへと発展させることができます。

ステップアップのヒント

最初から完璧なシステムを目指すのではなく、まずは基本的な売上管理から始めて、徐々に機能を追加していくアプローチがおすすめです。
使いながら必要な機能や分析を追加していくことで、自分の業務に最適化されたシステムを構築できます。

Notionデータベースの設計哲学と実践的作り方｜情報構造化の思考法

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Notionのデータベースは作れるけど、どう設計すれば使いやすくなるんだろう？情報がどんどん増えていくと、検索性と整理のバランスが取れなくなってしまうな他の人の真似をしても、なぜかうまく機能しない。自分に合った設計の考え方を知りたいなNot...

parlor-dice.com

2025.04.20

7. まとめ：Notionで作る最適な売上管理システム

Notionを活用した売上管理システムの構築は、単なるデータ記録の枠を超え、経営判断を支援する情報基盤として機能します。
リレーション方式とサブアイテム方式、それぞれの特性を理解し、自分のビジネスに合った方法を選ぶことが成功の鍵です。

本記事で紹介した3種類のテンプレートは、それぞれの管理ニーズに対応できるような基本設計がされています。
まずはシンプルな形から始め、使いながら必要な機能を追加していくアプローチが、長続きするシステム構築の秘訣です。

Notionのリレーション、ロールアップ、サブアイテム機能を使いこなせば、エクセルでは実現が難しかった柔軟なデータ管理が可能になります。
テンプレートからスタートして、自分だけの最適な売上管理システムを構築してみてください。

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