- Notionで集計したい。
- Excelのピボット集計は可能?
- リレーション毎回めんどくさ・・
Notionの企業コンサルをする中で、要望が多い集計。
Notionは集計に弱く、Excel・Notionのグラフ化を推奨していました。

一応上図のように表現はできるのですが、企業・個人事業主が扱うような大量データにはやはり不向きです。
関数2.0のおかげで、やっと実装できました。
- 結論
- ピボット集計は可能。ただし弱点はある。
・大量データの取り扱い時はやっぱり重い
・マスタDBのメンテナンスは必要(ボードVer.なら不要)
表計算ツールではないので弱点はありますが、資料やプロジェクトと連携できるのがNotionの強みです。
- いつでもスマホで確認可能
- 少ない動作で目的物を出力
- タスクやプロジェクトとシームレスに連携
弱点があってもなお、Notionに集約すれば会議や引き継ぎの時間低減につながるでしょう。
Notionの企業導入をサポートしている管理人が解説します。



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Notionでピボット集計する方法

わかりやすいので家計簿を例にして解説します。
従来の集計方法
従来はリレーションとロールアップで集計していました。

例えば上図のように縦にズラっとデータが並ぶ場合。
品目ごとに集計するにはそれぞれリレーションを作る必要がありました。
ボタン機能やテンプレートを使えば苦ではありませんが、
- 項目に増減がある場合
- Excelから移行する場合
- 毎月外部からインポートする場合
こんな時は設定やメンテナンスがとても面倒でした。

リレーションさえ付いていれば集計は簡単です。
データが少なかったり、データ管理のスタートがNotionならリレーションとロールアップでも過不足ないので以下の記事もご覧ください。
それでは関数2.0を使った方法を紹介します。
関数2.0を使ったピボット集計

集計用DBを間に一つ挟むことで、リレーションの数を減らせるようになりました。


見た目はほぼ同じですが、リレーションページが単一になっています。
工数が減るので、ボタンやオートメーションの設定が劇的に楽になり、メンテナンスの手間が極端に減ります。

費用DB(日々入力するデータ)を集計用DBに全て紐付けます。
紐づけるページは一つだけでOK。

リレーションでどこかが繋がっていればデータを引っ張れるようになったので、
項目マスタ←集計DB←費用DB という関数を組みます。

prop("集計用").at(0).prop("費用DB").filter(current.prop("項目")==prop("項目")).map(current.prop("金額")).sum()
中身の関数は上図の通り。
一応以下にサンプルを置いておきますので、複製してみてください。
今回の関数は大量データでも処理が軽くなるよう、あかさんに相談させてもらいました。Notion好きならフォロー必至!
ボードを使ったピボット集計
用途によってはこちらの方が便利です。

赤と青は見せ方の好みです。
関数で集計し、縦並びに”一つのボード”で表示させています。
こちらのデメリットは
- 数字だけど右揃えにできない
- ページ名が入ってしまう(一番左の列)
- カンマ区切りにはさらに関数を組む必要あり
デメリットが許容できる場合は、動作が少しだけ軽くなりマスタDBのメンテが不要なので有用です。
注意点
処理が重い
冒頭でも記載の通り、データ数によってはかなり重いです。
全てにリレーションを組んでいる場合は仕様のようです。
関数2.0の実装以降、全体的に重いので解消を願います。
ボタンでの一括登録に上限あり
リレーションが単一なのでボタンやオートメーションの設定は楽ですが、機能的な上限があるのでご注意ください。
1,000件を超えるとボタンで処理できなくなります。
1条件あたりなので、セレクトで処理を分けるなどの対策が必要です。
Notionでピボット集計する方法 まとめ
解析内容によってはやっぱりExcelの方が便利な面もあります。
それでも、今まで諦めていた集計をNotionで解決できれば、タスク管理やプロジェクトと紐付ける一元管理が可能です。
集約すると時間もストレスも低減できるのでぜひお試しください。
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