- Notionで集計したい。
- Excelのピボット集計は可能？
- リレーション毎回めんどくさ・・
Notionの企業コンサルをする中で、要望が多い集計。
Notionは集計に弱く、Excel・Notionのグラフ化を推奨していました。
一応上図のように表現はできるのですが、企業・個人事業主が扱うような大量データにはやはり不向きです。
関数2.0のおかげで、やっと実装できました。
- 結論
- ピボット集計は可能。ただし弱点はある。
・大量データの取り扱い時はやっぱり重い
・マスタDBのメンテナンスは必要（ボードVer.なら不要）
表計算ツールではないので弱点はありますが、資料やプロジェクトと連携できるのがNotionの強みです。
- いつでもスマホで確認可能
- 少ない動作で目的物を出力
- タスクやプロジェクトとシームレスに連携
弱点があってもなお、Notionに集約すれば会議や引き継ぎの時間低減につながるでしょう。
Notionの企業導入をサポートしている管理人が解説します。
追記
Notion標準のピボット機能
簡易的な集計ならこれで十分です。ただ弱点があります。
- 表全体に行タイトルがない
- 複数項目の集計はできない
「A社の発注金額と発注数」など。 - 読み込み制限はレコード数に適用
レコード数が多い場合は「…さらに10件表示」を押し続ける必要あり。例で言えば仕入れ先100でレコード数3,000だと絶望。 トグルを初期状態で閉じれない
command+option+Tで一括開閉。
ボードビュー限定ですが、組み合わせると縦横で計算ができます（サブグループ機能）。
どの方法も一長一短なので、環境に合わせて選択ください。
一人社長がより事業に集中できる環境づくり。
- リソース不足で業務委託していませんか？
- やることが多すぎて気が散っていませんか？
Notionでピボット集計する方法
わかりやすいので家計簿を例にして解説します。
従来の集計方法
従来はリレーションとロールアップで集計していました。
例えば上図のように縦にズラっとデータが並ぶ場合。
品目ごとに集計するにはそれぞれリレーションを作る必要がありました。
ボタン機能やテンプレートを使えば苦ではありませんが、
- 項目に増減がある場合
- Excelから移行する場合
- 毎月外部からインポートする場合
こんな時は設定やメンテナンスがとても面倒でした。
リレーションさえ付いていれば集計は簡単です。
データが少なかったり、データ管理のスタートがNotionならリレーションとロールアップでも過不足ないので以下の記事もご覧ください。
それでは関数2.0を使った方法を紹介します。
関数2.0を使ったピボット集計
集計用DBを間に一つ挟むことで、リレーションの数を減らせるようになりました。
見た目はほぼ同じですが、リレーションページが単一になっています。
工数が減るので、ボタンやオートメーションの設定が劇的に楽になり、メンテナンスの手間が極端に減ります。
費用DB（日々入力するデータ）を集計用DBに全て紐付けます。
紐づけるページは一つだけでOK。
リレーションでどこかが繋がっていればデータを引っ張れるようになったので、
項目マスタ←集計DB←費用DB という関数を組みます。
prop("集計用").at(0).prop("費用DB").filter(current.prop("項目")==prop("項目")).map(current.prop("金額")).sum()中身の関数は上図の通り。
一応以下にサンプルを置いておきますので、複製してみてください。
今回の関数は大量データでも処理が軽くなるよう、あかさんに相談させてもらいました。Notion好きならフォロー必至！
ボードを使ったピボット集計
用途によってはこちらの方が便利です。
赤と青は見せ方の好みです。
関数で集計し、縦並びに”一つのボード”で表示させています。
こちらのデメリットは
- 数字だけど右揃えにできない
- ページ名が入ってしまう（一番左の列）
- カンマ区切りにはさらに関数を組む必要あり
デメリットが許容できる場合は、動作が少しだけ軽くなりマスタDBのメンテが不要なので有用です。
注意点
処理が重い
冒頭でも記載の通り、データ数によってはかなり重いです。
全てにリレーションを組んでいる場合は仕様のようです。
関数2.0の実装以降、全体的に重いので解消を願います。
ボタンでの一括登録に上限あり
リレーションが単一なのでボタンやオートメーションの設定は楽ですが、機能的な上限があるのでご注意ください。
1,000件を超えるとボタンで処理できなくなります。
１条件あたりなので、セレクトで処理を分けるなどの対策が必要です。
Notionでピボット集計する方法 まとめ
解析内容によってはやっぱりExcelの方が便利な面もあります。
それでも、今まで諦めていた集計をNotionで解決できれば、タスク管理やプロジェクトと紐付ける一元管理が可能です。
集約すると時間もストレスも低減できるのでぜひお試しください。
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