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NotionでExcelのピボット集計をする方法【リレーションの自動化】

  • Notionで集計したい。
  • Excelのピボット集計は可能?
  • リレーション毎回めんどくさ・・

Notionの企業コンサルをする中で、要望が多い集計。

Notionは集計に弱く、Excel・Notionのグラフ化を推奨していました。

従来の集計方法

一応上図のように表現はできるのですが、企業・個人事業主が扱うような大量データにはやはり不向きです。

関数2.0のおかげで、やっと実装できました。

結論
ピボット集計は可能。ただし弱点はある。
・大量データの取り扱い時はやっぱり重い
・マスタDBのメンテナンスは必要(ボードVer.なら不要)

表計算ツールではないので弱点はありますが、資料やプロジェクトと連携できるのがNotionの強みです。

  1. いつでもスマホで確認可能
  2. 少ない動作で目的物を出力
  3. タスクやプロジェクトとシームレスに連携

弱点があってもなお、Notionに集約すれば会議や引き継ぎの時間低減につながるでしょう

Notionの企業導入をサポートしている管理人が解説します。

追記

Notion標準のピボット機能

簡易的な集計ならこれで十分です。ただ弱点があります。

  • 表全体に行タイトルがない
  • 複数項目の集計はできない
    「A社の発注金額と発注数」など。
  • 読み込み制限はレコード数に適用
    レコード数が多い場合は「…さらに10件表示」を押し続ける必要あり。例で言えば仕入れ先100でレコード数3,000だと絶望。
  • トグルを初期状態で閉じれない
    command+option+Tで一括開閉。

ボードビュー限定ですが、組み合わせると縦横で計算ができますサブグループ機能)。

どの方法も一長一短なので、環境に合わせて選択ください。

この記事を書いた人

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・前職は補償関連に10年以上従事
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Notionでピボット集計する方法

わかりやすいので家計簿を例にして解説します。

従来の集計方法

従来はリレーションとロールアップで集計していました。

例えば上図のように縦にズラっとデータが並ぶ場合。

品目ごとに集計するにはそれぞれリレーションを作る必要がありました

ボタン機能やテンプレートを使えば苦ではありませんが、

  • 項目に増減がある場合
  • Excelから移行する場合
  • 毎月外部からインポートする場合

こんな時は設定やメンテナンスがとても面倒でした。

従来の集計方法

リレーションさえ付いていれば集計は簡単です。

データが少なかったり、データ管理のスタートがNotionならリレーションとロールアップでも過不足ないので以下の記事もご覧ください。

それでは関数2.0を使った方法を紹介します。

関数2.0を使ったピボット集計

スマホの方小さくてすみません。

集計用DBを間に一つ挟むことで、リレーションの数を減らせるようになりました

集計を想定してNotionで組んでいる場合は、費用DBを入力するたびにリレーションを組むので手間は変わりません。Excelからの移行や都度インポートの際に便利です。

従来の方法
関数2.0

見た目はほぼ同じですが、リレーションページが単一になっています。

工数が減るので、ボタンやオートメーションの設定が劇的に楽になり、メンテナンスの手間が極端に減ります

費用DB(日々入力するデータ)を集計用DBに全て紐付けます。
紐づけるページは一つだけでOK。

リレーションでどこかが繋がっていればデータを引っ張れるようになったので、
項目マスタ←集計DB←費用DB という関数を組みます。

prop("集計用").at(0).prop("費用DB").filter(current.prop("項目")==prop("項目")).map(current.prop("金額")).sum()

中身の関数は上図の通り。

一応以下にサンプルを置いておきますので、複製してみてください。

今回の関数は大量データでも処理が軽くなるよう、あかさんに相談させてもらいました。Notion好きならフォロー必至!

ボードを使ったピボット集計

用途によってはこちらの方が便利です。

赤と青は見せ方の好みです。

関数で集計し、縦並びに”一つのボード”で表示させています。

こちらのデメリットは

  • 数字だけど右揃えにできない
  • ページ名が入ってしまう(一番左の列)
  • カンマ区切りにはさらに関数を組む必要あり

デメリットが許容できる場合は、動作が少しだけ軽くなりマスタDBのメンテが不要なので有用です。

注意点

処理が重い

冒頭でも記載の通り、データ数によってはかなり重いです。
全てにリレーションを組んでいる場合は仕様のようです。

関数2.0の実装以降、全体的に重いので解消を願います。

ボタンでの一括登録に上限あり

リレーションが単一なのでボタンやオートメーションの設定は楽ですが、機能的な上限があるのでご注意ください

1,000件を超えるとボタンで処理できなくなります。

1条件あたりなので、セレクトで処理を分けるなどの対策が必要です。

Notionでピボット集計する方法 まとめ

解析内容によってはやっぱりExcelの方が便利な面もあります。

それでも、今まで諦めていた集計をNotionで解決できれば、タスク管理やプロジェクトと紐付ける一元管理が可能です。

集約すると時間もストレスも低減できるのでぜひお試しください。

Notion便利だけど構築に時間がかかるな…と思ったらサポートサービスもご利用ください。では!

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