- エクセルの在庫管理ファイル、どれが最新版か分からなくなることがある
- スマホから在庫を確認したいけど、エクセルだと操作しづらいな
- 複数の仲間と在庫情報を共有する方法はないかな
在庫管理といえばエクセル
エクセルを使っている小規模事業者の方は多いのではないでしょうか。
私自身もエクセルによる在庫管理を行っていましたが、ファイルの共有や更新のたびに混乱が生じていました。
そこで注目したいのが、クラウドベースのワークスペースツール「Notion」を活用した在庫管理システムです。
Notionならデータベース機能を活用して、エクセルよりも柔軟で使いやすい在庫管理システムを構築できます。
- エクセルからNotionへの移行メリット
- クラウド同期により常に最新状態、スマホからでも快適操作
- 在庫管理に必要な基本構造
- 商品マスター、入出庫履歴、発注管理の3つのデータベース連携
- 導入にかかる時間
- 基本設計なら30分程度、既存データの移行含めても半日以内
- コスト面での優位性
- 無料プランでも十分実用的、専用システム導入と比較し大幅なコスト削減
この記事では、Notionを使った在庫管理システムの作り方を、実践的なステップで解説します。
エクセル管理からの脱却を図り、より効率的な在庫管理を実現したい小規模事業者の方におすすめの内容です。
なお、Notionの基本操作に不安がある方は、まず「Notionの使い方：初心者でも3日で使いこなせる完全ガイド」をチェックしてから読み進めることをおすすめします。
Notionでその仕事もっと楽にしませんか？
DX支援サービスを見るエクセル在庫管理の限界と課題点
まずは、エクセルでの在庫管理でよく直面する問題点を見ていきましょう。
エクセル在庫管理でよくある3つの問題
これらの問題点を詳しく見ていきましょう。
まず、ファイル共有の問題は想像以上に深刻です。
例えば、在庫管理ファイルを同僚とメールで共有している場合、誰かが更新するたびに新しいバージョンが生まれます。
次に、モバイルでの利用制限も大きな課題です。
小規模事業者の方は一人何役もこなすことが多く、外出先から在庫状況をチェックしたいケースも少なくありません。
しかし、スマートフォンでエクセルファイルを開いて編集することは、インターフェースの問題から非常に困難です。
そして、データベース機能の限界も見逃せません。
在庫管理では「商品マスター」「入出庫履歴」「発注管理」など複数の要素を連携させる必要がありますが、エクセルでこれを実現するには複雑な関数やマクロが必要になります。
これは専門知識がない場合、非常に難しいハードルとなるでしょう。
小規模事業者が本当に必要な在庫管理の機能とは
では、小規模事業者の方々が実際に必要としている在庫管理システムには、どのような機能が求められるのでしょうか。
過剰な機能は却って使いづらさを生み出すため、本当に必要な機能を見極めることが重要です。
以下に、実用的な在庫管理システムの条件をまとめました。
- シンプルで直感的な操作性：
特別な知識がなくても誰でも使える - どこからでもアクセス・更新できる柔軟性：
場所や端末を選ばない - 在庫状況の可視化と分析のしやすさ：
データから意思決定をサポート - 拡張性と連携性：
ビジネスの成長に合わせて発展できる - 低コストで導入・運用できること：
初期投資とランニングコストの抑制
実は、これらの条件を満たすのに最適なツールの一つが「Notion」なのです。
Notionはデータベース機能に優れており、ビジュアル的にも分かりやすいインターフェースを備えています。
さらに、クラウドベースで常に最新の状態を維持でき、PCとモバイルの両方から快適にアクセスできるという利点があります。
データベース設計の基本原則について詳しく知りたい方は、「Notionデータベースの設計哲学と実践的作り方｜情報構造化の思考法」もぜひ参考にしてみてください。
次のセクションでは、Notionで在庫管理システムを構築する具体的なメリットについて解説します。
Notionで在庫管理するメリット
エクセルでの在庫管理の課題が明確になったところで、次はNotionを使った在庫管理のメリットについて詳しく見ていきましょう。
Notionはただのメモツールではなく、強力なデータベース機能を備えたワークスペースツールです。
在庫管理という観点からNotionがどのような価値を提供できるのか解説します。
» アカウント作成がまだの方はNotionの使い方：初心者でも3日で使いこなせる完全ガイドをご覧ください。
エクセルとNotionの違い：在庫管理の視点から
まず、エクセルとNotionの基本的な違いを在庫管理の文脈で理解することが重要です。
これらのツールは根本的に異なる設計思想を持っており、それぞれに強みと弱みがあります。
以下に、在庫管理に関連する主な違いをまとめました。
- データ構造の柔軟性
- Notionでは一つのデータセットから複数の「ビュー」を作成できるため、同じデータを目的に応じて様々な形で表示できます。例えば在庫数が少ない商品だけをフィルタリングした「発注候補ビュー」や、カテゴリ別に集計した「在庫分析ビュー」など、データを変更せずに様々な切り口で確認できます。
- クラウド同期とリアルタイム更新
- Notionはクラウドベースで常に最新の状態を維持し、複数のデバイスやユーザー間で自動的に同期されます。これにより、「古いバージョンを編集してしまった」「誰かの更新が反映されていない」といった問題が解消されます。
- リレーショナル機能
- Notionでは「リレーション」機能を使って複数のデータベースを連携させることができます。商品マスターと入出庫記録を関連付けることで、複雑な関数を使わずとも在庫数の自動計算が可能になります。
- モバイル対応
- Notionのモバイルアプリはデスクトップ版とほぼ同等の機能を持ち、外出先からでもスムーズに在庫確認や更新が可能です。これはエクセルのモバイル操作性とは大きく異なる点です。
特に小規模事業者にとって重要なのが、データの可視化とアクセスのしやすさです。
Notionでは複雑な集計も視覚的に行え、必要な情報にすぐにアクセスできる点が大きな魅力となります。
また、データの移行も容易で、既存のエクセルデータをCSVとしてインポートすることができます。
導入コストと運用コストの比較
在庫管理システムを選ぶ際、コスト面も重要な考慮点です。
エクセルとNotionでは、初期導入コストと長期的な運用コストの両面で差があります。
以下に、両者のコスト比較を詳しく見ていきましょう。
純粋なコスト面では、Notionは特に小規模事業者にとって非常に魅力的なオプションです。
無料プランでも基本的な在庫管理機能は十分に利用でき、エクセルよりも総合的なコストパフォーマンスが高いと言えるでしょう。
また、時間コストの削減効果も見逃せません。
コスト面での比較をまとめると、Notionは初期投資が少なく、運用コストも抑えられる点が大きな魅力です。
特に複数人での共同作業や、モバイルからのアクセスが必要なケースでは、その価値はさらに高まります。
次のセクションでは、実際にNotionでどのように在庫管理データベースを構築するかについて、具体的な手順を解説します。
Notionで作る基本の在庫管理データベース
ここからは、実際にNotionで在庫管理システムを構築する具体的な方法を解説します。
シンプルながらも実用的な在庫管理データベースを作るために必要な最小限の要素と設定手順について説明していきます。
必要最小限の項目設定とデータベース構造
効率的な在庫管理システムを構築するためには、必要最小限の項目だけを含んだシンプルな設計が重要です。
Notionでは以下の2つの基本データベースを連携させることで、十分に機能的な在庫管理システムを作ることができます。
それぞれのデータベースに必要な最小限の項目を見ていきましょう。
このシンプルな2つのデータベース構造でも、基本的な在庫管理に必要な機能は十分にカバーできます。
特に小規模事業者の方は、まずはこのシンプルな構成で始めることをおすすめします。
使いながら必要に応じて項目を追加していけば、無理なく自分のビジネスに最適化できます。
在庫一覧と入出庫記録の連携方法
Notionの強みは、複数のデータベースを簡単に連携させられる点にあります。
「リレーション」と「ロールアップ」という機能を使えば、エクセルの複雑な関数なしでもデータの連携と集計が可能です。
以下に、最小限の設定で在庫を自動計算する方法を解説します。
ステップ1：リレーションの設定
これで各入出庫記録と商品を紐づけられます。
ステップ2：ロールアップの設定
これで各商品の入出庫合計が自動計算されます。
ステップ3：在庫切れ警告の設定
この判定プロパティを使って「在庫切れ警告」ビューを作成し、「判定 = true」という条件でフィルター設定すれば、在庫が少ない商品だけをすぐに確認できます。
エクセルから既存データを移行する場合は、CSVエクスポート後にNotionへインポートするのが最も簡単です。
商品マスターなど基本情報を先に移行してから、在庫履歴データを追加するとスムーズです。
Notionのシンプルさの魅力は、必要に応じて徐々に機能を拡張できる点にあります。
実際上記のデータベース構造で作成した在庫管理システムがこちらなので、ご覧になってみてください。
このテンプレートをダウンロードして、すぐに自分のビジネスで活用することができます。
基本的な設計ができたら、使いながら必要に応じて項目を追加していきましょう。
例えば商品画像の追加や、仕入先情報の管理など、自分のビジネスに合わせたカスタマイズが可能です。
次のセクションでは、業種別の具体的なカスタマイズ例を紹介していきます。
自分のビジネスに近いモデルを参考にして、より使いやすいシステムを構築してみてください。
業務に合わせたカスタマイズ例
基本的な在庫管理システムの構築方法を理解したところで、次は具体的な業種別のカスタマイズ例を見ていきましょう。
ビジネスの種類によって必要な機能や項目は異なりますが、Notionの柔軟性を活かせば、様々なニーズに対応できます。
ここでは代表的な3つのビジネスタイプに合わせたカスタマイズ方法を紹介します。
小売/EC向けシンプル版
小売店やECサイトを運営している場合、商品数が多く、頻繁に在庫の出入りがあるため、シンプルかつ効率的な管理が求められます。
特に複数の販売チャネルがある場合は、リアルタイムの在庫把握が重要になります。
以下は、小売/EC向けのカスタマイズポイントです。
EC事業では特に注文管理との連携が重要です。
注文データベースを別途作成し、商品マスターとリレーションで連携させることで、受注から在庫引当、出荷までの一連のフローを管理できます。
特に人気商品の欠品を防ぐため、「在庫切れ警告」ビューを日常的にチェックする習慣をつけましょう。
ハンドメイド作家向け材料管理版
ハンドメイド作品を制作・販売している方にとっては、材料の在庫管理と完成品の在庫管理を両立させる必要があります。
特に材料から複数の製品が作れる場合や、一つの製品に複数の材料が必要な場合の管理が課題となります。
以下は、ハンドメイド作家向けのカスタマイズポイントです。
特にハンドメイド作家の方にとって便利なのが、材料の必要量と製品の関連付けです。
例えば「ビーズブレスレット」という製品に対して、「ビーズA」が10個、「ワイヤー」が30cm必要といった情報を記録しておけば、製品の制作計画から必要な材料の発注計画を立てることができます。
また、材料の価格情報も記録しておくことで、製品ごとの原価計算も容易になります。
飲食店向け食材在庫管理版
飲食店の在庫管理では、食材の消費期限管理が特に重要です。
また、日々の使用量の把握や廃棄ロスの削減なども課題となります。
以下は、飲食店向けのカスタマイズポイントです。
飲食店では特に消費期限管理が重要です。
在庫履歴データベースに「消費期限」プロパティを追加し、入庫時に期限を記録しておきましょう。
そして「消費期限警告」ビューを作成し、「消費期限が今日から3日以内」という条件でフィルターをかければ、期限切れ間近の食材をすぐに確認できます。
また、定期的な棚卸しも欠かせません。
Notionの計算上の在庫数と実際の在庫数を照合し、差異があれば調整する作業を定期的に行うことで、正確な在庫管理が可能になります。
この作業をスムーズに行うために、「棚卸し用ビュー」を作成しておくと便利です。
Notionでその仕事もっと楽にしませんか？
DX支援サービスを見るスマホでも使える！実用的な活用方法
Notionの大きな魅力の一つは、パソコンだけでなくスマートフォンからも快適に操作できる点です。
小規模事業者の方々は外出先や現場での在庫確認や更新が必要なケースも多いため、モバイルでの利便性は非常に重要です。
ここでは、スマホでNotionの在庫管理システムを効率的に活用する方法を紹介します。
モバイルでの在庫確認・更新の方法
Notionのモバイルアプリは、デスクトップ版とほぼ同等の機能を持ちながらも、スマートフォンの画面サイズに最適化されています。
特に在庫管理においては、外出先からすばやく情報を確認・更新できることが業務効率化につながります。
以下に、モバイルでの効率的な操作方法を紹介します。
特に現場での入出庫登録をスムーズにするには、「テンプレートボタン」機能が非常に便利です。
例えば「商品出庫」というテンプレートボタンを作成しておき、クリックするだけで必要項目が入力された状態の新規レコード作成画面を開けるようにできます。
これにより、忙しい現場でも数タップで素早く記録できるため、記録漏れや後回しによるデータの不正確さを防げます。
また、モバイル操作に適したレイアウトにカスタマイズすることも重要です。
スマホ画面では一度に表示できる情報量が限られるため、必要最小限の項目だけを表示するビューを作成しておくと便利です。
例えば「モバイル出庫登録」ビューでは、日付・商品・数量・取引種類だけを表示するなど、シンプルな構成にすることで操作性が向上します。
PCでもスマホでも使える利点はタスク管理にも活きます。常にNotionに情報がある安心感をぜひ手にしてみてください。
まとめ
これまでの内容を振り返りながら、Notionを使った在庫管理システムの利点をまとめてみましょう。
エクセルからNotionへの移行は、小規模事業者にとって多くのメリットをもたらします。
特に情報共有のしやすさとモバイル対応の柔軟性は、日々の業務効率化に大きく貢献するでしょう。
- シンプルな構造で始める
- まずは商品マスターと在庫履歴の基本構成から始め、使いながら必要な項目を追加していくアプローチが長続きのコツです。過度に複雑な設計は避け、実用性を重視しましょう。
- データの関連付けを活用
- Notionの強みであるリレーションとロールアップで複数のデータベースを連携させれば、エクセルでは実現が難しい「商品と在庫履歴」「商品と注文情報」など、様々な関連性を視覚的に管理できます。
- ビジネスにあわせてカスタマイズ
- EC、ハンドメイド、飲食店など、業種によってカスタマイズの方向性は異なります。自分のビジネスの特性を理解し、必要な機能に焦点を当てたシステム設計が成功の鍵です。
- モバイル活用で現場作業も効率化
- スマートフォンからもデスクトップと同様に操作できるため、在庫確認や入出庫登録を現場でリアルタイムに行えます。
在庫管理をNotion化することで、シンプルながらも柔軟な運用が可能になります。
エクセルからの移行も難しくなく、必要に応じてCSVエクスポートでデータを活用できるため、リスクも少ない選択肢です。
まずは基本的な在庫管理データベースから始めて、業務に合わせて徐々に改良していくのがおすすめです。
また、Notionの強みはカスタマイズの自由度の高さですが、あまり複雑にしすぎると管理が大変になってしまいます。
最初はシンプルな構造でスタートし、使いながら必要な機能を少しずつ追加していく方法が、長期的に使い続けるコツです。
特に小規模事業者の方は、まずは本記事で紹介した基本構造で始めてみましょう。
より高度な業務効率化やNotionの活用方法について知りたい方は、「Notionデータベースの設計哲学と実践的作り方」や「Notionダッシュボードの作り方」の記事も参考にしてみてください。
また、業務全体のDX化をサポートするDXコンサルティングサービスもご検討ください。
在庫管理テンプレートのご案内
実際に専用カスタマイズした以下動画のテンプレート。
購入希望者からの問い合わせがあるため販売いたしました。
古い関数を使っているため安価に設定しております。
より詳細な業務要件に合わせたカスタマイズが必要な場合は、お問い合わせページからご相談ください。
業種ごとの特性を理解したうえで、最適な在庫管理システムの構築やAIの活用までサポート可能です。
エクセル管理の限界を感じている方、ぜひNotionでの在庫管理を始めてみませんか？
Notionでその仕事もっと楽にしませんか？
DX支援サービスを見る
※記事を購入すると有料テンプレートのダウンロードページが閲覧可能になります。
コメント