Notionの年度管理！終わったプロジェクトの整理やリレーションの並び順、プロパティの保持期間について

Notionでプロジェクトを管理している個人や企業は多いと思います。

方法のほとんどが、プロジェクトDBとタスクDBを連携しているのではないでしょうか。
» よくわからない方は先にGTDタスク管理をどうぞ。

ここで問題になってくるのが”終わった”プロジェクトの管理です。

写真はタスク管理ツールでタスクDBとプロジェクトDBをリレーションによって紐付けるシーンです。

2023年11月現在、リレーション先の選択にはテキスト検索するしかなく、とても面倒です（一応解決策は準備しているとのこと）。

結論

Notionの仕様を使ってDBから分離して解決します。
公式でフィルター機能が搭載されるまでは一番手っ取り早いと思います。

リレーションフィルターが搭載されたとしても、
知っておくと他の場面でも役立つ機能なので、ぜひ使ってみてください。

Notionの導入サポートをしている管理人が解説します。

プロジェクトを整理する方法

プロジェクトDBが増えても、ページとして使う上ではフィルターや並び替えがあるので問題はありません。

冒頭の通り、2023年11月現在で困るのはリレーション選択画面です。

リレーション先を選ぶ画面では、ID順に全てのページが並びます。

増え続けるDBから選択するのは面倒です。

邪魔だからといってプロジェクトDBを複製し、終わったプロジェクトを削除するのはおススメしません。

リレーションが外れたり、プロパティが複製されたり、オリジナルがどれだかわからなくなったりと混乱します。組織で使っているなら尚更です。

触らない・終わっているプロジェクトは、定期的に分離させるとうまくデータ整理ができます。

具体的な分離方法

プロジェクトDBをそのデータベースから分離するだけです。
※2023年11月時点での仕様です（後述）。ご自身の判断で行なってください。

以下の動画で解説しています。

操作だけまとめると、

保持していた情報は失われないのか？が不安なので、公式カスタマーサポートに聞いてみました。

Notionのプロパティや接続の保持期間

プロジェクトDBからデータページを移動すると、プロパティー情報やタスクDBとの関係が消えてしまいます。

ですが、分離したページを下のDBに戻すと、すべての情報が復元されます。

この件について問い合わせてみました。

現在のところ、Notionでは、2つのデータベース間に関係を作成すると、その関係情報は削除するまで保持されます。
これは、ページをデータベースから切り離したり分離したりしても同じです。分離を元に戻すと、関係情報は確かに復元されます。
プロパティについても、それらの中の情報は削除するまで保存されます。これは、ステップ3で説明したような分離といったタスクを行っても同じです。

（中略）ID順に整理されたプロジェクトデータベースから選択しなければならないと、情報量が増えるにつれて少々難しくなることは理解しています。私たちは常にNotionを改善し、より効率的でユーザーフレンドリーにするために努力しており、この点についてのご意見をいただき感謝しています。

引用：Notion公式カスタマーサポートからの返信

ページを削除するまでは関係性やプロパティを保持し続けるというのはNotionの仕様でした。

聞いた今でも若干不安ではありますが、スッキリしたリレーション選択画面の使いやすさが異常なので、私は分離することにしました。

上記の回答にもあるとおり、課題と認識されているようなのでいずれ改善されそうですね。

年度別に分けるべきか

プロジェクトDB→純粋に邪魔なので分けても良いと思います。

タスクDB→管理用フラグの方が合理的です。

更新日時で不都合があれば、作成日時や専用プロパティを用意して分けましょう。

会社のデータファイルは年度ごとで分けているかと思いますが、Notionはデータベースなのでこのまま使う方が何かと便利です。

ページ情報の保持期間と年度管理等　まとめ

気持ち的に怖いので、一応テストデータで試してみるのがおススメです。

リレーション選択画面が圧縮され、かなりストレスがなくなりました。

複数のDBを使ってデータ整理されている方は、情報を取捨選択して、定期的にデータベースから分離させてみてください。